TIDOC y ODILO Memoria Digital, aliados para una gestión de archivos completa en Canarias

En TIDOC sabemos que la gestión documental es más eficiente cuanto mejor integradas y más intuitivas resulten las herramientas que la permiten. Por eso, estamos muy contentos de anunciar una nueva alianza con ODILO Memoria Digital, empresa internacional especializada en, entre otros productos, el desarrollo de soluciones integrales de archivo y preservación digital innovadoras y basadas en las últimas tecnologías.

El objetivo de esta alianza es ofrecer a las empresas e instituciones públicas canarias con necesidades en materia de archivo de documentación y preservación digital una solución completa que permita abarcar todas las fases del documento. Esto permitirá ahorrar tiempo y dinero, evitando además errores humanos o normativos gracias a un desarrollo amigable y altamente intuitivo.

Esta alianza viene a dar respuesta a un reclamo de los archiveros de las islas, colocando en el mercado una solución que aúna la gestión completa de los fondos de los archivos, con su preservación y un portal de difusión totalmente personalizable; todo ello siempre con acompañamiento experto por medio de servicios de consultoría o asesoramiento para un mejor tratamiento, descripción y/o digitalización de los fondos documentales cuando sea necesario.

Congreso ASARCA: Liarse el archivo a la cabeza

Como parte de este acuerdo, y con el fin de dar a conocer nuestra nueva solución entre nuestros clientes y el mercado canario en general, estaremos presentes en el próximo congreso organizado por la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), que tendrá lugar los próximos días 4 y 5 de noviembre en Gáldar (Gran Canaria). Si quieres asistir a este congreso, acudir a nuestra presentación y conocernos más de cerca, puedes inscribirte en este enlace.

Una solución integral frente a las necesidades actuales de los archivos

El objetivo de esta alianza es el desarrollo de una solución integral frente a las necesidades actuales de los archivos: desde la creación del documento hasta su posterior gestión y conservación, garantizando un acceso adecuado.

Como respuesta a estas necesidades, nuestra nueva plataforma cubre las siguientes áreas y aspectos de la gestión documental:

• Consultoría y asesoramiento. La información y la formación de quienes hacen uso diario de estas herramientas constituyen el primer paso para un funcionamiento correcto de cualquier solución documental, ya que todas ellas implican una interacción humana. Gracias a nuestro servicio de asesoría y consultoría, lograrás sacar el máximo partido a tus soluciones de archivo, cumpliendo siempre la legalidad.
• Custodia de información. Ponemos a tu disposición nuestros Depósitos de Custodia de documentos y soportes informáticos en Gran Canaria y en Tenerife, siempre con las máximas garantías de seguridad y medios tecnológicos. Garantizamos el aseguramiento, la confidencialidad y la integridad de los datos y de la información.
• Gestión de archivos físicos y digitales. Dispondrás de un servicio integral que abarca desde la consultoría de archivos y documentación hasta la digitalización masiva y externalización de los procesos de negocio asociados a la documentación.
• Servicios de actualización y acompañamiento. Contarás con la garantía de disponer de una herramienta en constante mejora y con todas las ventajas de contar con un interlocutor cercano que te ayude a implementar cualquier cambio o nueva normativa de forma fluida y sencilla.
• Servicios masivos de digitalización. Te ofrecemos todas las ventajas de un proceso tecnológico que permite convertir la información tangible en un formato físico a una imagen digital en formato electrónico de forma masiva y en cumplimiento de los estándares internacionales de control de documentos.
• Servicios de preservación. Asegurar la correcta accesibilidad a los datos a largo plazo y que estos sigan conservando su validez a largo plazo es uno de los grandes retos a los que se enfrentan los profesionales de la información. Por eso identificamos riesgos, te acompañamos en la definición del plan de preservación de tu institución y actualizamos formatos obsoletos para garantizar que la información sigue siendo accesible con el paso de los años.
• Destrucción confidencial. La destrucción confidencial de documentación es un paso imprescindible en el cumplimiento de la legalidad, especialmente en el área de protección de datos. Garantizamos que cada tipo de dato, una vez finalizado el fin para el que fue recopilado, sea destruido de forma segura y con total garantía.
• Formación continuada. La formación y actualización constante de todo el personal involucrado en la gestión documental de una empresa o institución, desde la entrada de datos hasta su conservación o destrucción, es básica para garantizar el mejor rendimiento de las soluciones implantadas. Por eso ponemos a tu disposición un servicio de formación continuada que garantice el máximo rendimiento de tus herramientas.

En TIDOC tenemos muy presente que los profesionales del archivo se enfrentan a nuevos retos y necesidades. Seguimos trabajando para ofrecerte herramientas adaptables, modernas y flexibles que cubran tus necesidades específicas, siempre de forma intuitiva, personalizada y escalable, en estricto cumplimiento de todos los estándares y normas internacionales, nacionales y regionales (ISO, ENS…).

Si quieres hacer frente a las necesidades de archivo de tu organización de forma profesional a través de un partner de confianza, ponte en contacto con nosotros. Analizaremos tu caso sin compromiso y te ayudaremos a diseñar una solución de gestión de archivo a la medida de tus necesidades.