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Las tendencias en gestión documental en 2024

Las tendencias en gestión documental en 2024

La gestión documental va más allá de escanear y archivar documentos. Es el conjunto de técnicas y tareas que tienen como fin administrar documentos de todo tipo. A la vez que determina el tiempo que los documentos deben guardarse, facilita la recuperación de la información, asegura la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos y elimina los archivos que ya no son necesarios.

La metodología de la gestión documental constantemente está cambiando. Es decir, su funcionamiento va evolucionando para adaptarse a la era actual y mejorar su eficiencia.

En esta línea, ahora que comienza el año, es interesante conocer qué tendencias en gestión documental estarán en auge en 2024.

Si deseas conocer las nuevas tendencias de la gestión documental de cara al año nuevo, en el siguiente artículo abordaremos todas estas cuestiones. Daremos respuesta a la gran incógnita de “¿cómo llevar a cabo una buena gestión documental este 2024 y destacar sobre los demás?”.

Escalabilidad, metadatos y tecnología son algunas de las palabras que veremos en la gestión documental a lo largo de estos meses.

Mercado de la gestión documental

Este es un mercado que está en crecimiento. “Se espera que el tamaño del mercado de sistemas de gestión de documentos crezca de USD 6.57 mil millones en 2023 a USD 12.94 mil millones para 2028, a una tasa compuesta anual de 14.50% durante el período de pronóstico (2023-2028)”, según datos de Mordor Intelligence.

Sistema de gestión de documentos Análisis de tamaño y participación del mercado tendencias de crecimiento y pronósticos (2023 - 2028)

Image Source

Fuente: Mordor Intelligence

Tendencias de la gestión documental

Relacionadas con la gestión documental, existen 4 tendencias claras que veremos a lo largo del 2024.

Gestión del ciclo de vida

Gestión documental

Fuente: Brait

Los documentos tienen un ciclo de vida desde su creación hasta su eliminación segura.

En este aspecto, en la gestión documental está en auge los entornos de gestión del ciclo de vida de los documentos. Estos permiten a las empresas conocer en qué etapa se encuentran los archivos guardados.

Gracias a dichos entornos, se cumplen los procesos adecuados para cada tipo de documento: conservación, eliminación, reciclaje…, al conocer en todo momento en qué momento de su vida se encuentran.

Esta tendencia es fundamental para asegurar la buena conservación de los documentos, siempre cumpliendo la normativa y garantizando la protección de la información.

Ventajas

  • Visión más clara de cómo se utilizan y almacenan los documentos
  • Control adecuado de los documentos y reducción del riesgo de pérdida de datos
  • Cumplimiento de la normativa de la gestión documental
  • Coherencia y confiabilidad de la información
  • Sostenibilidad al cumplir con las regulaciones de la industria
  • Fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas de la empresa
  • Permite mantener un sistema de gestión de documentos siempre actualizado y eficiente
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Software en la nube

Otra tendencia que seguirá muy presente en 2024 es el uso de software en la nube. Es decir, los documentos no se digitalizan y alojan en un único ordenador, sino que están disponibles en una red de servidores. Esto permite que las empresas puedan trabajar con personas de todo el mundo, sin necesidad de que se desplacen.

Con los avances tecnológicos y las continuas actualizaciones de dichas aplicaciones, los softwares en la nube es una tendencia que debemos tener en cuenta en la gestión documental, por sus múltiples ventajas.

Ventajas

  • Todo el equipo tiene acceso a los archivos
  • Se puede visualizar el contenido desde cualquier dispositivo
  • Seguridad. En este punto, por un lado, al estar digitalizados los documentos, no pueden perderse por riesgos físicos (incendio en la oficina, robo en el local, etc.). Por otro lado, al poder entrar varias personas a un mismo documento, es más difícil su eliminación, ya que está en la red (se podrá eliminar de un ordenador, pero de la red es más complicado)
  • Posibilita la opción de trabajar al mismo tiempo varias personas en un mismo documento.
    Mayor eficiencia
  • Control sobre quién puede acceder a los documentos. Es necesario tener permitido el acceso para ver los documentos (antes cualquier persona de la empresa podía ir a los archivos y ver todos los datos y documentos guardados)

Adoptar procesos de gestión de documentos escalables

Los métodos tradicionales de almacenamiento, con el paso de los años tienden a ocupar más espacio. Es decir, mientras al principio con un cajón es suficiente, a medida que la empresa y los trabajos solicitados van creciendo se necesita un mayor volumen de espacio para guardar toda la información.

No obstante, lo mismo sucede con los documentos y archivos electrónicos. Cada vez se necesita más memoria para poder almacenar toda la información.

De esta forma, una gran solución son los procesos de gestión de documentos escalables. ¿Qué significa? Contar con una forma escalable de gestionar los documentos para poder crecer y adaptarse a los cambios.

Ventajas

  • Adaptabilidad: permite actualizarse y adaptarse a las nuevas tecnologías, así como ser capaces de enfrentarse y solucionar los problemas
  • Innovación
  • Eficacia

Metadatos

Como comentamos al principio, la gestión documental no solo consiste en digitalizar los papeles y subirlos a una plataforma, sin ningún tipo de orden y clasificación. Así, el uso de las etiquetas está en pleno apogeo.

Los departamentos de una empresa pueden crear sus propias etiquetas para facilitar la búsqueda de datos relevantes y segmentar los documentos de acuerdo a sus intereses y objetivos.

En este aspecto, la indexación efectiva genera la creación de metadatos de documentos (para administrar archivos).

Ventajas

  • Segmentación de documentos
  • Localización y acceso rápido a una determinada información
  • Comprensión (mejor) de los datos
  • Intercambio de información entre departamentos. El uso de etiquetas permite tener una idea sobre la información que tratan los demás y conocer los datos más relevantes que se manejan en el resto de departamentos

Gestión de documentos para mejorar la experiencia del cliente

Los clientes a la hora de hacer preguntas, desean que estas sean respondidas de forma rápida. No importa si la duda está relacionada con un producto, servicio, método de devolución, garantía, información sobre dónde está su pedido…, los usuarios quieren inmediatez y claridad en las respuestas.

De esta manera, está surgiendo la tendencia de utilizar la gestión documental para mejorar la experiencia del cliente.

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Gracias a la clasificación de los documentos, los encargados de realizar las labores de atención al cliente pueden localizar la información en cuestión de segundos y trasladar las respuestas inmediatamente.

Ventajas

  • Acceso a la información actualizada y disminución de errores (al conocer las últimas novedades)
  • Localizar la información fácilmente
  • Respuestas eficientes y rápidas
  • Mejora la experiencia del cliente

Ciberseguridad

Cada vez existen más casos de intentos de robo de datos en internet. Tan solo en el primer semestre de 2023 se produjeron 12.878 ciberdelitos.

Frente a esta problemática, en la gestión documental se le seguirá dando gran importancia a la ciberseguridad. Es necesario implantar diferentes medidas para garantizar la seguridad de los datos y que estos no sean robados.

Ventajas

  • Confianza y fidelidad, al no poder en peligro la información confidencial de la empresa, los trabajadores y los clientes
  • Mejora de la imagen de marca
  • Protección frente a amenazas y chantajes (por el robo de datos)

Uso de la inteligencia artificial

Los avances tecnológicos han permitido la creación de grandes herramientas y plataformas.

Una gran oportunidad es utilizar la IA en la gestión documental. Este software clasifica y organiza los documentos de forma automatizada.

Ventajas

  • Reducción de la carga de trabajo de los empleados
  • Disminución de errores en la clasificación de documentos
  • Innovación y ventaja competitiva
  • Mejora en la seguridad de los documentos y protección de datos.

Realidad aumentada

Otra de las alternativas que son interesantes en la gestión documental, y que veremos poco a poco en expansión, es la realidad aumentada de los documentos.

¿Qué quiere decir esto? Que los documentos no se digitalizan y utilizan los formatos clásicos de Word, PDF, JPG…, sino que es posible ver los documentos a través de la realidad aumentada.

Ventajas

  • Innovación.
  • Mejora de imagen de marca.
  • Ventaja competitiva.

Herramientas de gestión documental

Algunas de las herramientas disponibles para gestionar documentos son:

¿Cómo hacer realidad la gestión documental?

Implantar las tendencias nuevas permite a las empresas aprovechar al máximo sus sistemas de gestión de documentos y mejorar su capacidad para competir en el mercado actual.

Desde TIDOC podemos ayudarte con la gestión de documentos. Ofrecemos un servicio completo de gestión documental: digitalización, tratamiento de archivos, administración electrónica y consultoría en gestión documental.

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a gestionar tus documentos, así como conocer los demás servicios que podemos ofrecerte y cómo podemos ayudarte, ponte en contacto con nosotros. Contamos con un equipo lleno de profesionales que estarán encantados de ayudarte.

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