¿Qué validez tiene digitalizar documentos frente al papel?

Una de las dudas que pueden surgir a la hora de administrar el papeleo que se genera en el día a día de cualquier actividad empresarial, es la validez de digitalizar documentos y si estos equivalen de forma absoluta a su versión en papel, cuando esta exista.

Afortunadamente, desde hace años (concretamente, desde 2007), la digitalización de documentos se encuentra regulada en España, de forma que su almacenamiento en este formato equivale, en la mayoría de los casos, a sus versiones no digitales.

Esto significa que muchos documentos pueden almacenarse exclusivamente en formato digital. Eso sí, para evitar errores, es importante contar con un asesoramiento especializado que te permita tener todo bajo control, custodiando cada documento relevante de la forma adecuada.

En este post te hablamos sobre ¿Qué validez tiene digitalizar documentos frente al papel?, aclaramos cómo deben digitalizarse todo tipo de documentos empresariales y en qué estado se encuentra la validez de documentos digitalizados en España.

Documentos en papel y documentos digitalizados: ¿Tienen el mismo valor?

Cuando hablamos de digitalización de documentos en un contexto profesional, debemos referirnos a la digitalización certificada, que es aquella que garantiza la completa validez del documento, convirtiéndolo en equivalente a su versión en papel.

Así, la digitalización certificada te permite operar sin papeles físicos y deshacerte, por tanto, de muchos documentos que ocupan espacio y que dificultan la gestión del día a día en la empresa.

Este proceso de digitalización tiene mucho que ver con las exigencias que parten de las distintas administraciones públicas: Hacienda, Seguridad Social, organismos y empresas públicas…

De este modo, existen normas que definen cómo debe digitalizarse un documento para que sea válido, y su contenido puede extrapolarse a cualquier otra relación, por ejemplo, de tipo mercantil.

En concreto, la digitalización certificada es el proceso por el que un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante un organismo oficial. Te permite realizar y obtener copias digitales manteniendo el mismo valor que el documento original.

Una primera definición la encontramos en la Orden EHA/962/2007, para el caso de los documentos presentados ante Hacienda, especialmente las facturas. En ella se habla de “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo, con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.

Este fue solo el primer paso, posteriormente han resuelto diferentes normativas y procedimientos, existiendo como referencia la Guía de aplicación de la digitalización de documentos, emitida en el marco del Plan de Acción de Transformación Digital y dirigida por el Ministerio de Hacienda y cuya última modificación se editó en 2019.

Eso sí, hay que tener en cuenta que determinados tipos de documentos y ciertas instituciones públicas pueden tener sus propios requisitos concretos. Por eso es importante conocerlos antes de llevar a cabo este proceso, garantizando la validez de las copias digitales y evitando el riesgo de perder información relevante.

Por ejemplo, en algunos casos puede ser necesario usar un software de digitalización homologado por la Administración correspondiente. En estos casos, la externalización de este servicio puede ser de gran utilidad, ya sea de forma absoluta o en forma de consultoría o apoyo puntual en el desarrollo de un departamento de gestión documental.

Además del proceso de digitalización, ten en cuenta que es importante una canalización y optimización de tu información, de forma que este proceso no solo sirva para ahorrar espacio físico, sino para agilizar enormemente tu actividad empresarial.

Lo mismo se aplica a la custodia de estos documentos. En TIDOC podemos ayudarte en todas las fases del proceso, desde la digitalización hasta la organización y acceso a datos, pasando por su protección y eventual destrucción cuando sea pertinente o necesario.

¿Cuáles son los requisitos de la digitalización certificada?

La certificación profesional de documentos implica seguir ciertos pasos y cumplir con una serie de requisitos que vienen marcados por la normativa. Además, es necesario utilizar un software especializado que permita la trazabilidad de todo el proceso de creación del documento digitalizado.

Entre otras cosas, nos encargamos de:

• Ayudarte a seleccionar el software adecuado para tu organización.
• Realizar la digitalización de documentos.
• Garantizar que cada documento digitalizado sea fiel al documento al que copia o sustituye.
• Garantizar que el documento lleve la firma digital correspondiente cuando sea necesario.
• Controlar y garantizar la trazabilidad y fidelidad del proceso.
• Almacenar la documentación y clasificarla de forma que resulte útil a tu organización, conservando un registro de datos y manteniendo copias de seguridad.
• Garantizar la seguridad en el almacenaje de información y el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.
• Archivar en nuestros depósitos seguros o destruir la documentación tras este proceso, según lo adecuado en cada caso.

¿Cómo puede ayudar a tu empresa la correcta digitalización de documentos?

En primer lugar, debes preguntarte si tu empresa genera un volumen elevado de documentos (y en qué formato), y hasta qué punto una gestión no optimizada de todo este volumen ralentiza las tareas diarias o crea riesgos en materia de seguridad o cumplimiento normativo. Especialmente si trabajas con datos sensibles, es básico cumplir con la normativa española y europea en materia de protección de datos.

Si el acceso a documentos digitalizados es clave en el día a día de tus empleados o departamentos, además de la digitalización certificada, necesitarás la definición de un protocolo de almacenamiento y acceso a estos datos, siempre en cumplimiento de la normativa y con plena garantía de seguridad.

Por ejemplo, ten en cuenta que tal vez no todos los empleados deban acceder a todo tipo de información.

Una correcta digitalización y tratamiento de archivos te permitirá, entre otras cosas:

• Ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos.
• Automatizar y/o agilizar procesos.
• Custodiar la documentación en un entorno seguro y protegido.
• Garantizar un acceso seguro a la información, solo por parte de las personas que deban tenerlo.
• Reducir errores humanos.
• Liberar espacio físico y virtual, evitando duplicados o almacenaje de información no relevante.
• Extraer datos objetivos relevantes sobre la actividad de la empresa de forma global, por departamentos… generando informes y estadísticas.
• Emplear herramientas de extracción de metadatos de los documentos tratados para realizar informes, tablas o seguimientos…

Si quieres saber más, consúltanos. Somos especialistas en consultoría y digitalización documental profesional en Canarias y abarcamos cualquier tipo de volumen y tipología, desde grandes proyectos para la administración públicas o empresas privadas hasta pequeñas oficinas, consultoras o entidades financieras.