Tratamiento documental: qué es y cómo puede ayudar a tu empresa

Cualquier tipo de negocio o actividad, sea cual sea su área de trabajo, su tamaño o su peso en el mercado, maneja cierto volumen de documentos de todo tipo. Muchos de ellos tienen carácter confidencial o incluyen datos personales, quedando sujetos a la normativa española y europea en materia de LOPD. Esto significa que, necesariamente, debes encargarte de controlar la gestión de estos datos, desde su recepción hasta su custodia y destrucción. Es lo que llamamos tratamiento documental.

En este artículo queremos contarte qué es el tratamiento documental y cómo puede ayudar a tu empresa. Recuerda que es obligatorio mantener un tratamiento documental adecuado y que cualquier brecha o descuido en este sentido puede acarrear multas y sanciones.

¿Qué es el tratamiento documental en la empresa?

El tratamiento documental en la empresa consiste en gestionar, desde su recepción hasta su destrucción, pasando por su mantenimiento y custodia, todos los datos que se generan en el marco de una empresa.

Facturas, contratos, recibos, comunicaciones, presupuestos, licencias, documentos fiscales, escrituras, albaranes, actas, órdenes… La lista de documentación que debe almacenarse es larga y depende del tipo de negocio concreto.

En muchos de estos documentos aparece información sensible, confidencial o asociada a datos personales. Incluso cuando esto no ocurra, es probable que tengamos la obligación de mantener correctamente almacenados determinados documentos durante cierto tiempo, tanto por obligación legal (por ejemplo, en el caso de documentos fiscales relacionados con Hacienda) como por la propia gestión de la empresa (localización de clientes, pedidos, encargos…)

Además, es importante conocer cuáles son los puntos clave del tratamiento documental. En general, todos se encuentran relacionados entre sí. Estas son las necesidades de tratamiento documental que pueden darse en la empresa privada o pública:

Digitalización: primera fase del tratamiento documental en la empresa

Aunque la documentación que manejamos en nuestro día a día suele ser cada vez más digital, no siempre ocurre así, por lo que la primera fase del tratamiento documental para muchas empresas y negocios consiste en la digitalización de documentos ‘físicos’. Esto incluye hojas sueltas, encuadernados, grapados, facturas… sea cual sea su tamaño, y sea cual sea el formato digital al que deben trasladarse para su correcta manipulación (pdf, jpg, tiff…).

La gran ventaja de este primer paso es el ahorro de espacio y la agilización de procesos, mejorando también la seguridad en materia de custodia de archivos.

Es recomendable realizar este proceso con tecnología OCR (Optical Character Recognition), que permite reconocer el texto en una imagen que lo contiene, transformándolo en texto real, para que puedas realizar búsquedas y localizar información de forma sencilla.

Así mismo, de los datos contenidos en los documentos se pueden extraer datos relevantes (metadatos) para su posterior análisis y tratamientos. Esto es muy común en proyectos arquitectónicos, historias clínicas, informes de actas … que pueden convertirse en listados a través de este tratamiento para poder ser consultados.

Tratamiento de archivos: desde el archivo hasta la destrucción, pasando por el acceso a documentos

Una vez digitalizado un documento, el siguiente paso es canalizarlo para su correcta clasificación. Para ello es necesario contar con un sistema predefinido y adaptado a la realidad de la empresa, que permita acceder de forma sencilla a cada tipo de archivo y cruzar información cuando sea necesario. La meta es nuevamente ganar en eficiencia y agilizar procesos.

Este proceso implica establecer cauces regulados y estructurados para el acceso a datos, teniendo en cuenta una serie de principios, prácticas, métodos y técnicas profesionales.

Una empresa especializada en tratamiento documental puede facilitarte enormemente la tarea de diseñar estos canales con un coste mínimo: analizaremos tus archivos y diseñaremos una metodología de búsqueda y de trabajo para tu empresa.

Además, en TIDOC también nos encargamos de la externalización de archivos (consiste en trasladar y almacenar la documentación de sus clientes, ya sea de forma física o digital) y de la destrucción confidencial, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) así como al Reglamento Europeo sobre Protección de Datos (RGPD).

Administración electrónica: soluciones de tratamiento documental para administraciones públicas

La e-Administración o Administración electrónica consiste en la incorporación de las tecnologías de la información en la administración pública. Parte de este proceso consiste en transformar la propia gestión documental interna, avanzando hacia una Administración sin papeles. Pero también las relaciones con los ciudadanos deben ser cada vez más digitales y, con ello, más seguras y accesibles para todos.

En este punto entran en juego las herramientas de mejora de la gestión documental en el ámbito de lo público, un área que no todas las empresas dedicadas al tratamiento documental saben manejar, ya que estas instituciones cuentan con sus propias reglas y normativa específica.

En TIDOC manejamos la utilización de herramientas regladas con técnicas de organización de la documentación basadas en estándares locales, nacionales o internacionales. Además, nuestra plantilla cuenta con amplia experiencia en el tratamiento de datos en el sector público.

Nuestras soluciones para la Administración Electrónica son integrales y adaptadas a cada organismo: somos muy rigurosos en el diseño de una política de administración electrónica que cumpla garantías y exigencias de confidencialidad y tratamiento de datos.

Consultoría en gestión documental

Determinadas empresas prefieren mantener un departamento interno encargado del tratamiento documental y, en estos casos, es más que recomendable contar con un consultor externo especializado que pueda detectar cualquier fallo o ayudar a implementar soluciones más ágiles.

Además, cada cierto tiempo conviene revisar las herramientas de digitalización y tratamiento de archivos para mejorar su eficiencia y adaptarlas a la realidad del negocio y al estado de la tecnología: los tiempos cambian muy rápidamente, y quedarse atrás en este aspecto puede lastrar la productividad de la empresa.

Podemos ayudarte en áreas como el análisis de las necesidades y espacios con procesos de consultoría in-situ; propuesta de soluciones de tratamiento; organización de la documentación;
clasificaciones acordes con la normativa española / europea; implementación de soluciones de custodia información interna y externa y soluciones de digitalización de la información; y expurgo y destrucción confidencial de documentación.

También puedes externalizar una parte de estos servicios para complementar las labores internas de gestión documental allí donde más te cueste llegar.

TIDOC: especialistas en tratamiento de archivos y gestión documental en Canarias

TIDOC, empresa líder en la custodia de documentación en Canarias, cuenta con casi 20 años de experiencia y 9000 metros cuadrados dedicados a la custodia de la documentación. Contamos con personal específico altamente cualificado en todas las fases con experiencia media de 10 años y liderados por un Doctor documentalista con amplia experiencia.

Si necesitas una solución personalizada y adaptada a las más estrictas normativas españolas y europeas de clasificación documental, ponte en contacto con nosotros.