Pasos esenciales para un proyecto exitoso de digitalización documental

¿Sabes que es la digitalización documental? ¿Conoces la importancia de contar con un partner especializado en la digitalización documental? ¿Qué empresas se dedican a la digitalización de documentos?

En el siguiente artículo abordaremos todas estas cuestiones que atañan a la digitalización documental y cuáles son los pasos necesarios para conseguir lograrla con éxito.

¿Qué es la digitalización documental?

Antes de entrar en materia, primero cabe explicar qué es la digitalización documental.

La digitalización documental se conoce como la transformación de archivos que se encuentran en papel a un formato digital. En otras palabras, es el proceso de convertir toda la información física en un archivo digital. 

Esta labor ha de realizarse siempre siguiendo los estándares internacionales de control de documentos. Es necesario seguir una serie de reglas para digitalizar los documentos (entre ellas recogidas en la Guía de aplicación de digitalización de documentos del Ministerio de Hacienda y Función Pública).  

Además, cabe resaltar que se puede difundir o dar acceso al contenido que se digitalice o, por el contrario, restringir su uso, según el usuario desee. 

En un mundo donde consumimos hasta 30 GB al día, resulta complicado tener en papel tanta información. La digitalización documental es ideal para evitar que el papeleo te sobrepase. Es difícil buscar un archivo concreto entre todos los que podamos llegar a manejar en la empresa.  

De esta forma, ya sea que quieres ahorrar espacio físico y optimizar la búsqueda de documentos, o conseguir una oficina sostenible, sin papel, la digitalización documental es tu mejor opción.

Así, ligadas a la digitalización documental están las labores de: tratamiento de archivos y administración electrónica (se analizan los archivos y se procede a su conservación, organización y rápido acceso, para que tengan cierto orden y puedas encontrar rápidamente el documento que desees). 

Beneficios de la digitalización documental

La digitalización documental tiene grandes ventajas, tanto para los empleados como para los gerentes de las empresas. 

• Aprovechamiento del tiempo y mayor productividad. Puedes localizar rápidamente el archivo que te interesa. Ya no es necesario que busques entre todos los archivos de tu oficina, sino que lo puedes encontrar a través de tu ordenador, en cuestión de segundos. 
• Organización. Como ya te hemos comentado, al digitalizar los documentos, estos tienen un orden y puedes encontrar fácilmente el archivo que deseas en ese momento.
• Seguridad. Su acceso está restringido, por lo que solo pueden acceder a los archivos aquellos que tengan el permiso necesario.
• Confianza. Los archivos, al digitalizarse, suelen estar almacenados en un servidor o nube, lo que dificulta la posibilidad de perder un documento importante. Ya no hay papeles que puedan perderse por la oficina. 
• Economizar el espacio. La digitalización documental permite que ganemos espacio, ya no es necesario tener estanterías o cajones llenos de papeles, y podemos aprovechar dicho espacio para otras cosas.
• Recuperación ante un desastre. Este es otro gran punto a favor de la digitalización documental. Pero… ¿En qué consiste? Si ocurre un desastre en las oficinas, como puede ser un incendio, no pierdes los archivos, ya que los tienes digitalizados, no en papel.
• Accesibilidad. Puedes acceder a los documentos desde cualquier lugar, hora y dispositivo, siempre que tengas la autorización necesaria.  
• Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas para digitalizar, puede costar más o menos el proceso. No obstante, una vez que lo hayas hecho, no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento. Además, relacionado con esto, los empleados son más productivos (por lo que pueden producir más, laboralmente hablando), al no malgastar tanto tiempo buscando un papel.

Formatos disponibles

A la hora de digitalizar un documento, existen varios formatos entre los que puedes elegir. Es importante escoger un formato de fichero que, tras el escaneo, permita que los documentos tengan la mayor calidad e información posible. 

Asimismo, cabe mencionar que la digitalización documental no es un simple escaneo. Permite crear documentos editables si el cliente lo solicita. 

Algunos de los formatos disponibles son: 

• PDF (Portable Document Format): un documento portátil que se puede presentar e intercambiar, independientemente del software, el hardware o el sistema operativo. 
• TIFF (Tagged Information File Format): un formato de archivo muy popular entre los diseñadores gráficos y los fotógrafos por su flexibilidad, calidad y compatibilidad casi universal. 
• JPEG-2000: son archivos rasterizados basados en píxeles. Se usa este formato, no el clásico JPEG, puesto que cuenta con mejor rendimiento y produce imágenes más detalladas. 

Pasos a seguir en la digitalización documental

A la hora de digitalizar la información, hay que seguir cinco sencillos pasos, pero que requieren la presencia y figura de un experto.

En la primera fase, la de inicio, hay que preparar la documentación para su digitalización. Hay que quitar los post-its, grapas, etc. de los papeles.

En la segunda fase toca digitalizar los documentos (lo que viene a ser a escanearlos). Es, en este paso, cuando se usan unos programas determinados (sin embargo, hay que detallar que la elección de un programa u otro no depende del cliente, sino de la disponibilidad de la empresa; es decir, el programa que tenga la empresa que se contrate para la digitalización documental). 

En la tercera fase hay que editar los documentos escaneados. Esto se traduce en: recortar el documento si es necesario (ajustarlo), convertir el documento en el formato solicitado e, incluso, introducir metadatos. 

Posteriormente, se procederá al control de calidad. Es necesario comprobar que no haya errores en cuanto al aspecto. 

Por último, es el turno de la organización. Toca guardar y almacenar todos esos papeles que hemos digitalizado. 

Ciclo vital de los documentos digitalizados

Al digitalizar los documentos, estos quedan conservados en una nube, servidor, software, etc. En este sentido, es importante que estés al tanto sobre las leyes que están vigentes actualmente en relación con la conservación de documentos.

Los documentos tienen un ciclo de vida y la destrucción de estos deben respetar unas normas. 

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