La importancia de una correcta gestión documental en tu empresa

Invertir en mejorar la gestión documental en tu empresa es sin duda una apuesta de futuro que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero en cada uno de los procesos que se llevan a cabo diariamente. Sin embargo, de nada servirá implementar soluciones vanguardistas si tus empleados no saben cómo sacarles partido. Por eso en este artículo queremos hablarte sobre la importancia de una correcta gestión de la documentación en tu empresa y de cómo capacitar a tu equipo para utilizarla al máximo rendimiento.

La importancia de la planificación previa y la escucha a tus empleados

Existe un paso previo que no debes perder de vista: la fase de estudio y consulta previa a tus trabajadores, que debe desarrollarse antes de definir cuáles serán las nuevas herramientas de gestión documental y sus rutas y características particulares.

La experiencia nos dice que es posible extraer información muy valiosa acerca de posibles mejoras, consultando cuáles son los retos y problemas a los que los trabajadores se enfrentan durante sus jornadas, tanto en sus propias tareas como en aquellas de carácter compartido o en las que se involucra a terceros.

Toda propuesta que permita reducir tiempos, agilizar procesos, ofrecer un trato más eficaz y sencillo a clientes y proveedores… merece ser escuchada. Además, tus empleados estarán más dispuestos a aceptar el cambio si participan en el proceso y conocen cada nuevo avance.

En este sentido, es importante identificar, antes de seleccionar o diseñar cualquier solución, qué fallos de comunicación existen entre los distintos departamentos, dónde se duplica información o se generan atrasos o discrepancias en cuanto a la actualidad y realidad de los datos… y cómo puede mejorarse la accesibilidad y manipulación de documentos para su uso seguro por parte de todas las personas autorizadas, siempre cumpliendo con los máximos estándares de legalidad.

En este proceso debe participar activamente la empresa encargada de diseñar tus nuevas soluciones de gestión documental. En TIDOC nos encargamos de identificar todas las necesidades y disfunciones en la gestión documental de tu organización y convertirlas en oportunidades de mejora y crecimiento, te asistimos en la selección de la solución óptima y lideramos la puesta en marcha de la misma.

Realizar de forma correcta este paso puede incrementar o disminuir tu presupuesto de forma drástica. No toda la documentación de tu empresa necesita estar digitalizada y accesible desde el inicio, puedes custodiarla externa o internamente y solicitar su digitalización en caso necesario.

Cómo conseguir una correcta gestión documental en tu empresa

Es clave que una vez hayas detectado la herramienta adecuada, en la fase de puesta en marcha o implementación se fomente el uso.

Estos son algunos consejos que pueden ayudarte en la fase de implementación de tu nueva gestión documental:

• Ofrece una formación completa y, si es posible, crear diferentes grupos (por ejemplo, por departamentos) para que las dudas se planteen con naturalidad.
• Si existen fallos de comunicación que tradicionalmente han afectado a determinados departamentos entre sí, realiza sesiones conjuntas para definir una nueva hoja de ruta que suponga un ‘borrón y cuenta nueva’ para todos. Es en estos espacios de fricción donde más tiempo y energía se pierde, y donde más riesgo de empeorar el clima laboral existe.
  Establece canales para plantear dudas. Los empleados deben contar con acceso directo a personal cualificado que les ayude a adaptarse al cambio y a resolver sus problemas a la hora de hacer uso de las nuevas herramientas.
• Establece también canales de mejora. Puede que algunos puntos se puedan solventar mejor, y la fase de implementación es un gran momento para realizar ajustes.
  Ofrece manuales formativos siempre disponibles. De esta forma, las dudas más frecuentes quedarán respondidas en un documento al que todos los empleados podrán acceder siempre que lo deseen.
• Comunica cualquier cambio y aclaración de interés general. Puede que, por ejemplo, una duda resulte especialmente frecuente y tengas que darle respuesta en varias ocasiones: ahorrarás tiempo (y mejorarás tu comunicación interna) si aprovechas la situación para lanzar una comunicación conjunta.
• Agradece el esfuerzo. No es fácil adaptarse al cambio y es posible que para algunas personas este proceso resulte estresante y complejo. También pueden surgir rencillas y quejas internas dado el ‘movimiento’ interno que se estará generando. La mejor forma de reducir el impacto de estas circunstancias es mantener un tono positivo y escuchar siempre a tus trabajadores, premiándolos de algún modo por su predisposición.

En TIDOC contamos con una amplia experiencia en la creación de soluciones de gestión documental a medida: desde la primera toma de contacto hasta la fase de formación de trabajadores, pasando por la identificación y definición de retos, el diseño de soluciones y su correcta implementación en tu empresa u organización. Ponte en contacto con nuestro equipo para comenzar a diseñar tu propio sistema de gestión documental.