La Administración que viene: hacia una gestión documental de datos en Canarias

El avance hacia la implantación de la Administración Electrónica sigue su curso: han pasado ya varios años desde que, el pasado 2015, viera la luz la Ley del Procedimiento Administrativo Común, en la que se estableció la base para el desarrollo de una nueva gestión documental que trae de la mano una profunda transformación del sector público y sus instituciones.

Desde entonces y hasta ahora hemos trabajado, a través de nuestra empresa de gestión documental TIDOC, en el desarrollo de soluciones a medida pensadas para una gestión documental óptima en el sector público en Canarias, pero queda mucho por hacer.

La meta que persigue el actual marco normativo hacia la Administración Electrónica consiste en adecuar los distintos niveles del sector público a modelos más eficientes que los que impone la burocracia tradicional, evitando la lentitud, la pesadez y la escasa eficacia de los métodos tradicionales a la hora de manejar grandes volúmenes de información y datos.

Tras el hito que supuso la Ley de 2015, nos encontramos inmersos en pleno desarrollo del Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025, en el que se incluyen actuaciones concretas que ya se llevan a cabo dentro del ámbito de la administración digital.

Se trata de un Plan que supone una continuación del desarrollado entre 2015 y 2020 y, aunque los últimos años han supuesto un importante avance, aún queda mucho por hacer en materia de digitalización en el sector público, también en el ámbito concreto de Canarias, siendo el objetivo principal ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos.

En este contexto, tal y como asegura el propio Gobierno, el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas supone un salto decisivo en la mejora de la eficacia y eficiencia de la Administración pública, y busca dar respuesta a los principales retos de este sector: empleo, justicia, sanidad, etc.

La clave consiste en mejorar la eficiencia de las Administraciones en su conjunto, garantizando la sostenibilidad de las inversiones mediante el refuerzo y reutilización de medios y servicios compartidos.

Para ello se encuentran en desarrollo un total de 17 medidas: nueve de ellas de carácter transversal para todas las capas de la Administración, con el fin de encarar el proceso de transformación digital de todo el sector público; seis para la transformación de los sectores de mayor impacto de la Administración (sanidad, justicia, empleo, inclusión, Seguridad Social y migraciones y servicio consular); y dos orientadas a la modernización de los servicios centrales de la Administración General del Estado y el apoyo a la transformación de las administraciones territoriales.

Estos son los retos a los que se enfrentan las Administraciones Públicas en la actualidad:

• Ofrecer servicios digitales, accesibles, eficientes, seguros y fiables a los ciudadanos, con un carácter más inclusivo, personalizado, proactivo y de calidad.
• Desarrollar políticas públicas basadas en datos, así como modernizar la gestión de datos. La meta es que la toma de decisiones en materia de políticas públicas sea más eficaz gracias al análisis de datos. Para lograr este objetivo es necesario invertir en un tratamiento de datos a medida que permita cumplir con la normativa, almacenar datos de forma eficiente y ordenada, y obtener conclusiones y lecciones gracias a su análisis.
• Democratizar el acceso a las tecnologías emergentes, a través del diseño de servicios, activos e infraestructuras comunes que permitan a todas las Administraciones Públicas, sumarse a la revolución tecnológica que está suponiendo la irrupción de nuevos habilitadores tecnológicos como pueden ser la Inteligencia Artificial o la tecnología de analítica de datos.

Una correcta gestión documental, clave para la Administración Electrónica

El avance en la Administración Electrónica tiene mucho que ver con la implantación de sistemas de gestión de información y datos automatizados y eficientes. De hecho, tras la aprobación del nuevo marco normativo de la Administración Electrónica, se ha creado la necesidad de redefinir y poner a disposición de todas las administraciones y entidades titulares de documentos públicos un único sistema de gestión documental.

Sin embargo, este sistema debe estar alineado con el sistema de gestión de la documentación administrativa y con las funciones de la administración de que se trate, dependiente de los servicios de archivo de cada nivel administrativo. La personalización de las soluciones de gestión de información es, por tanto, clave para el éxito de cada proyecto.

Por todo ello, para poder afrontar este nuevo modelo de gestión, es importante hacer frente a la necesidad de implementar actuaciones que permitan coordinar iniciativas para modernizar los procesos de gestión documental en la administración pública en general, especialmente, y dentro de la comunidad autónoma de Canarias, en el marco de la administración insular y local.

En esta línea, desde Grupo Valora, a través de TIDOC, ofrecemos acciones técnicas orientadas a la correcta implantación de procesos para el buen desarrollo de las políticas de gestión de documentos y sistemas de archivo. Lo hacemos mediante actuaciones coherentes y coordinadas con la administración pública, para el buen funcionamiento y la adecuada modernización de su sistema de gestión documental.

Además, nuestras soluciones para la Administración Electrónica son integrales y adaptadas a cada organismo, siendo muy rigurosos en el diseño de una política de administración electrónica que cumpla garantías y exigencias de confidencialidad y tratamiento de datos. Hemos trabajado para distintos proyectos con el sector público en el Archipiélago: desde el Gobierno de Canarias hasta Cabildos Insulares, pasando por ayuntamientos en las distintas Islas.

Si necesitas ayuda en un proyecto de gestión documental en el ámbito del sector público, ponte en contacto con nosotros: somos especialistas en procesos de gestión documental en Canarias, con 20 años de experiencia en digitalización, custodia de archivos, destrucción confidencial y servicios de consultoría.