Gestión documental: ¿Cómo hacerla sostenible?

La sostenibilidad se ha convertido en uno de los grandes retos de nuestro tiempo y esta necesidad de reducir nuestro impacto en el medioambiente lo toca absolutamente todo, incluyendo el área de gestión documental.

Una empresa sostenible debe serlo en todos los aspectos posibles y, sin duda, el manejo de papel (pero también de ‘tinta digital’) es un ámbito clave que debe replantearse para poder colocarse la etiqueta de empresa o institución sostenible, de forma honesta y real.

Además, es importante recordar que no basta con la simple digitalización: el almacenamiento de documentos en la ‘nube’ crea la falsa realidad de que no existe un espacio físico (ni, por tanto, un consumo energético o un impacto medioambiental negativo) en el que se encuentre toda esta información.

Al contrario, debemos ser conscientes de la dimensión física de todo lo que guardamos en este espacio virtual: en este sentido, la acumulación de datos de forma masiva es sin duda el mayor reto al que nos enfrentamos.

Por eso, un proceso de cribado previo y el establecimiento de unos protocolos de almacenamiento y de destrucción de información eficaces son elementales para una gestión documental más ecológica.

Entonces, ¿de qué forma llevar a cabo una gestión sostenible de la documentación de tu negocio? ¿Qué consejos puedes seguir para reducir la huella de carbono en tu empresa y, al mismo tiempo, agilizar y facilitar la gestión documental?

5 consejos para una gestión documental sostenible

Si quieres conseguir una gestión documental más sostenible en tu empresa, toma nota de estos consejos. Muchos de ellos también pueden aplicarse a tu día a día (por ejemplo, al uso que haces de tu ‘cloud’, o a cuánto papel generas en casa).

• Lo primero es organizarse

Tanto si trabajas con papel como con documentos digitalizados (o, como la mayoría de nosotros, con ambos formatos a la vez), establecer protocolos de actuación en materia de almacenamiento es un paso previo básico.

Deberás preguntarte qué debe almacenarse y qué no, y durante cuánto tiempo. Incluso, en una fase previa, qué documentos necesitan ser generados, y cuáles resultan prescindibles o pueden fusionarse con otros.

También habrá que crear los ‘caminos’ necesarios para que el acceso a documentos sea más sencillo y eficaz. Cuanta menos energía (física o eléctrica) sea necesaria para localizar un determinado dato, mucho mejor.

• Garantiza un acceso a la información ‘ecofriendly’

Una vez almacenada la información, es importante atender a su uso diario y cómo se materializa.

Por ejemplo, tal vez los miembros de tu organización necesiten acceso documental desde cualquier lugar a través de soluciones en la nube y que esto reduzca los desplazamientos que deban llevar a cabo para trabajar de forma eficaz.

También es posible que aportar a tu plantilla herramientas de lectura digital segura, evite que tengan que imprimir documentos de gran volumen para poder leerlos sin que su vista se resienta.

Es posible, además, que el uso de documentos compartidos facilite vuestras tareas y reduzca el número de papel digital, emails, llamadas, reuniones, desplazamientos… que necesitéis para coordinaros.

No olvides la importancia de una búsqueda trazable, segura y compartida: el orden evita muchísimos problemas, y los problemas siempre se traducen en mayor consumo de energía y de tiempo.

• Apuesta por la formación para evitar problemas

Todos los miembros de tu organización deben tener claro cómo funciona la gestión documental en la empresa y cómo deben actuar individualmente. Es imprescindible realizar formaciones cada cierto tiempo, así como contar con un manual que resuma la política de la empresa en materia de gestión documental y sostenibilidad.

Todas las pequeñas decisiones diarias cuentan y de lo que se trata es de que el cuidado al medioambiente forme parte de la cultura de tu organización.

• No temas llevar a cabo inversiones necesarias

Lógicamente, construir un sistema de gestión documental que realmente funcione y que cumpla con las máximas exigencias en materia de sostenibilidad tiene un coste, pero debes tener en mente que se trata de una inversión que te permitirá ahorrar dinero (y mucho tiempo de trabajo, para todos) antes de lo que imaginas.

Del mismo modo, se trata de un plus importante para la imagen de tu organización: tanto tus empleados como tus clientes y terceros relacionados sabrán que están tratando con un interlocutor responsable y consciente de los retos medioambientales a los que nos enfrentamos, y esa percepción externa vale oro.

Además, es posible (y muy probable) que necesites cumplir con ciertos requisitos de sostenibilidad para poder acceder a determinados contratos con el sector público. También que las propias empresas dependientes de las distintas administraciones deban adoptar este tipo de medidas.

Si de algo podemos estar seguros es de que la sostenibilidad como reto y como meta ha llegado para quedarse.

• Apóyate en profesionales

Nada tiene menos sentido que llevar a cabo una reforma estructural importante e invertir tiempo y dinero en ello sin tener claro qué es lo que necesita tu organización y cuál es la mejor forma de ejecutar este cambio.

Esto implica llevar a cabo un trabajo previo de consulta y análisis acerca de las necesidades documentales reales a las que te enfrentas. Nuestro consejo es que no recorras este camino solo: apóyate en profesionales con conocimiento específico en tu actividad y con una dilatada trayectoria que puedan orientarte y ayudarte a identificar necesidades.

Un equipo profesional te ayudará a hacerte las preguntas adecuadas y a darles la respuesta más eficaz.

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En TIDOC somos especialistas en gestión documental: te ofrecemos un servicio integral que abarca desde la consultoría de archivos y documentación hasta la digitalización masiva y externalización de los procesos de negocio asociados a la documentación.

Además, nos encargamos de una custodia de información sostenible y de la destrucción de datos para ‘liberar’ espacio en tu organización. Y es que una gran alternativa es custodiar de forma externa tus documentos y solicitar la digitalización de solo aquellos documentos que vayas necesitando, reduciendo de forma drástica los costes iniciales de digitalización.

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