¿Cómo puede ayudar la inteligencia artificial (IA) en la gestión documental?

La gestión documental es una parte esencial del funcionamiento de cualquier empresa o institución. Se trata de un área de trabajo inherente a cualquier tipo de negocio, independientemente de su actividad y del tamaño de la empresa u organización de que se trate, por lo que cualquier mejora puede traer de la mano grandes beneficios. Por eso resulta especialmente interesante que, en los últimos años, la inteligencia artificial (IA) se haya convertido en una herramienta cada vez más utilizada en la gestión documental.

Esto ha permitido a las empresas mejorar significativamente sus procesos y aumentar su eficiencia, reduciendo lo complejo y lo tedioso de este tipo de procesos. Así, el almacenamiento, organización y recuperación de información relevante para el negocio se vuelve más eficiente. Para que conozcas de primera mano el impacto de la IA en la gestión de documentos, toma nota de cómo puede ayudar la inteligencia artificial en la gestión documental.

Cómo ayuda la inteligencia artificial (IA) a la gestión documental

Toda empresa u organización genera documentos como facturas, albaranes, presupuestos… trabajando también con datos de clientes o usuarios que requieren un tratamiento específico desde el punto de vista organizativo y legal. En este sentido, la irrupción de la inteligencia artificial (IA) puede suponer grandes ventajas en la gestión de esta área. Por eso en este artículo te contamos cómo ha cambiado la gestión documental con la inteligencia artificial y qué puedes esperar de esta tecnología que ha llegado para quedarse.

• Ahorro de tiempo y recursos. La inteligencia artificial permite automatizar tareas repetitivas y rutinarias que antes consumían una gran cantidad de tiempo y recursos. Por ejemplo, la clasificación de documentos y la extracción de información clave de ellos puede desarrollarse a partir de algoritmos de IA, que pueden procesar grandes cantidades de datos en muy poco tiempo. Esto permite a los empleados o miembros de la organización centrarse en tareas más importantes, creativas y estratégicas. Se dan así las condiciones óptimas para un aumento de la productividad y una reducción de los errores.
• Mayor precisión y calidad de datos. Una de las ventajas de la inteligencia artificial consiste en que sus algoritmos de aprendizaje automático permiten reconocer patrones en los documentos e identificar automáticamente información importante, así como a cruzarla con otro tipo de datos para extraer nueva información… El resultado es que los documentos pueden ser clasificados y etiquetados con mayor precisión, lo que a su vez mejora la calidad de los datos y reduce los errores. Además, la IA puede ayudar a identificar documentos duplicados o inconsistentes, lo que permite una gestión más eficiente de los mismos. El hecho de que todo este proceso sea automático permite la obtención de datos de gran calidad.
• Mayor seguridad de los datos. La inteligencia artificial también se pone al servicio de la seguridad de los datos, ayudando a identificar brechas o amenazas de forma automatizada. También puede intervenir en caso de que se produzca alguna vulnerabilidad, obedeciendo a patrones de protección inteligentes. En cuanto a la protección de datos relevantes, confidenciales, protegidos… el uso de este tipo de tecnología garantiza un estricto cumplimiento con la legalidad, evitando errores humanos. Todas estas ventajas son especialmente importantes en el contexto de la creciente preocupación por la protección de la privacidad y la seguridad de los datos.
• Mejor accesibilidad de los documentos. Tan importante como almacenar correctamente tus datos es saber utilizarlos en tu favor, y para ello es necesario que acceder a ellos sea sencillo y que exista un orden lógico. Ya existe tecnología basada en IA que escanea y digitaliza documentos en papel de forma masiva, lo que permite su almacenamiento en una base de datos accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. A ello se le suma la posibilidad de traducir el contenido de cualquier documento leíble a cualquier idioma, algo que sin duda puede facilitar el trabajo para muchas personas, especialmente en un contexto internacional.
• Mejor eficiencia y rapidez de los procesos de gestión documental. Los algoritmos de inteligencia artificial permiten automatizar tareas como la identificación y el etiquetado de documentos. El resultado es, como hemos visto, un ahorro de tiempo y recursos. Además, la IA puede ayudar a predecir cuáles son los documentos que se necesitarán en el futuro, lo que permite una gestión más eficiente y una mayor anticipación de las necesidades futuras.

Sin duda el futuro traerá de la mano nuevas funcionalidades que implicarán más mejoras en materia de gestión de documentos, por lo que debemos permanecer atentos. En cualquier caso, la IA es una herramienta muy valiosa para la gestión documental, ya que puede ayudar a automatizar tareas rutinarias, mejorar la precisión y la calidad de los datos, mejorar la seguridad de los datos y su accesibilidad.

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