Ayuda [email protected] ¿Tiene dudas? 922 151 154 - 928 184 337

Diferencias entre digitalización y gestión documental

Diferencias entre digitalización y gestión documental

Digitalización y gestión documental son dos conceptos que suelen ir muy de la mano cuando hablamos del tratamiento de archivos en tiempos de almacenamiento virtual. Sin embargo, no son sinónimos: no es lo mismo digitalizar archivos y almacenarlos en la nube que llevar a cabo una verdadera gestión documental.

Especialmente en el ámbito de la empresa, y sea cual sea su tamaño, la acumulación de documentos nos obliga a tomar una serie de decisiones con respecto a su gestión. Se trata muchas veces de obligaciones legales y de tratamiento y custodia de esta información, pero también nos referimos a una cuestión ética:  nuestros clientes nos confían diariamente documentos que debemos custodiar adecuadamente, sea cual sea su finalidad o propósito.

No hay que olvidar tampoco la importancia de tener a mano cualquier documento necesario, por antiguo que sea, en relación con nuestro negocio, facilitando además a nuestros empleados y clientes la localización de la información precisa en pocos minutos o segundos.

En este sentido, la gestión documental funciona como una herramienta de agilidad que te ayudará a construir un negocio más exitoso y moderno. Eso sí, el primer paso es una digitalización correcta de estos documentos, de buena calidad, sin pérdida de información y con una clasificación de archivos que ayude a mejorar el funcionamiento de tu empresa.

También te puede interesar: 5 razones sobre por qué externalizar la gestión documental

Digitalización y gestión documental: dos conceptos aliados

Precisamente la necesidad del empresario o emprendedor de gestionar todo el papeleo que se genera en su día a día da lugar a la creación de empresas como TIDOC: desarrollamos soluciones para la gestión y custodia de información y documentación en Canarias, y lo hacemos desde hace casi 20 años y con más de 500 clientes activos, entre los que se encuentran empresas privada y administraciones públicas.

Y es que una de las ventajas de externalizar este tipo de gestión es la especialización y la automatización de procesos de gestión documental, reduciendo costes, garantizando en todo momento el cumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

A eso nos referimos cuando hablamos de gestión documental. Y hay que tener en cuenta que, para muchos empresarios, la era del papel ha terminado definitivamente a raíz de la pandemia y el auge del teletrabajo. De ahí que nuevas empresas se planteen la necesidad de hacer algo más que escanear sus contenidos para pasarlos a la nube, especialmente de cara a evitar incumplimientos legales y garantizar un acceso correcto para sus trabajadores.

Así, la digitalización consistiría simplemente en transformar en un formato electrónico lo que antes era un documento físico, sea cual sea su naturaleza: facturas, recibos, cartas, nóminas… La gestión documental va más allá, garantizando la seguridad, la trazabilidad y la fácil localización de todos estos documentos, desde cualquier lugar y a cualquier hora, de forma segura.

¿Por qué externalizar la gestión documental de mi empresa?

Contar con un partner externo para la gestión documental de tu empresa como TIDOC puede suponer grandes beneficios para tu negocio. Entre ellos, un importante ahorro en costes, especialmente si se trata de una pyme. Pero también una garantía de integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad de todo estos documentos durante todo su ciclo de vida.

Además, cumplir con todas las exigencias en materia de Protección de Datos puede resultar engorroso y caro si decidimos crear un departamento interno: se trata de una normativa compleja y cambiante, cuya gestión será más sencilla para una empresa externa especializada que, además, asuma toda la responsabilidad en el área de gestión documental.

Por otro lado, el coste de digitalizar toda la documentación que tenemos almacenada, tratarla, clasificarla puede ser muy elevado para el uso real que le vamos a dar. Mucha de esta documentación no la vamos a volver usar ¿para qué tratarla? una correcta custodia hasta su destrucción en los plazos legalmente establecidos y digitalizar sólo aquello que necesitemos en el momento preciso puede optimizar nuestros recursos temporales, económicos y de espacio.

Otro motivo de peso es el uso de etiquetas o categorías que permitan clasificar cada documento, ponerlo en relación con otros, facilitar su localización y, en definitiva, automatizar procesos y ganar tiempo para lo verdaderamente relevante: la gestión de tu negocio. Con este tipo de herramientas pueden controlarse, a su vez, los accesos, restringiendo la visualización y uso a aquellas personas autorizadas para ello.

Por último, no hay que olvidar que tendencias como los smart contracts han llegado para quedarse: se trata de contratos autoejecutables que generan procesos automatizados cuando se cumplen determinadas condiciones, y que claramente funcionan únicamente en un entorno absolutamente digital, en el que la seguridad es un factor clave.

¿Por qué elegir TIDOC para la gestión documental de tu empresa en Canarias?

En TIDOC, empresa del Grupo Valora, te ofrecemos un servicio 360 grados en relación con la gestión documental en tu negocio:

– Nuestro servicio de custodia de archivos y soportes informáticos en depósitos de custodia de alta seguridad te permite ahorrar espacio, optimizar recursos de personal dedicados a la gestión documental e incrementar la productividad y seguridad de tu información. Y todo ello con la máxima garantía de seguridad, confidencialidad e integridad de tus datos.

– Nuestro servicio de gestión documental abarca desde la digitalización de archivos de todo tipo y dimensiones hasta la canalización y optimización del acceso a esta información. Diseñaremos una organización de tus documentos a la medida de las necesidades de tu empresa y de tus clientes, siempre en cumplimiento de la legalidad, y buscando la máxima utilidad y eficiencia.

– Nuestro servicio de destrucción confidencial de documentación es la forma más fiable de verificar que los datos acumulados por tu empresa, una vez finalizado el fin para el que fueron recopilados, sean destruidos con total garantía.

Ponte en contacto con nosotros si necesitas ayuda en cualquier área relacionada con la gestión documental de tu negocio.


Perfil del autor