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Destrucción confidencial: ¿Cuáles son las consecuencias de incumplirla?

Destrucción confidencial: ¿Cuáles son las consecuencias de incumplirla?

Las empresas manejan en su día a día un gran volumen de documentos confidenciales. Sin importar el sector al que pertenezcan, es común trabajar con facturas, administrar información de los empleados y proveedores, manipular datos privados… 

Sin embargo, llega un momento en el que esta información queda obsoleta; es decir, se vuelve inservible, y debe eliminarse de forma segura para que se garantice su seguridad y confidencialidad y los datos no caigan en manos de terceros. 

Pero… ¿Sabes en qué consiste exactamente la destrucción confidencial? ¿Conoces la importancia de contar con un partner especializado en la destrucción de documentos? ¿Qué empresas se dedican a la destrucción confidencial de documentos?

En el siguiente artículo abordaremos todas estas cuestiones que conciernen a la destrucción confidencial de documentos y cuáles son los pasos necesarios para conseguir lograrla con éxito.

¿Qué es la destrucción confidencial de documentos?

La destrucción confidencial es aquella acción que se lleva a cabo para la correcta eliminación de los datos privados, almacenados por empresas o entidades, cuando estos ya no son útiles. Es decir, es la eliminación de los documentos confidenciales (los que recopilan información que debe ser de uso exclusivo de la empresa) de forma especial. 

Esta labor debe realizarse de manera muy minuciosa, para asegurar que toda la información desaparezca completamente y no exista la posibilidad de causar problemas en un futuro.

De esta manera, es imprescindible destruir los documentos cuando lo defina la normativa (y no pasar esta obligación por alto). 

Al destruir cierta documentación, logramos reducir el nivel de riesgo en el negocio y evitamos mantener durante más tiempo del necesario los documentos sensibles.

Normativa vigente para la destrucción confidencial de documentos

Los documentos no pueden eliminarse de cualquier forma. Hay que hacerlo según dicte la legislación vigente actual, para lograr la destrucción confidencial con éxito

Tras la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGD), destruir los documentos que contienen datos confidenciales de forma segura, y cumpliendo unos estándares, es fundamental. 

Actualmente, las empresas están obligadas a establecer una fecha a partir de la cual los documentos deberán destruirse.

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¿Qué documentos confidenciales deben ser destruidos?

Debe destruirse de forma confidencial todos los documentos que guardan información confidencial de la empresa. Un ejemplo de ello son:

  • Los documentos con datos fiscales y números de cuenta.
  • Los documentos de desplazamientos. Es decir, los documentos relativos a reservas de alojamiento, desplazamientos, dietas, etc. 
  • El listado de clientes, proveedores y empleados (bases de datos).
  • La información sensible de la compañía, como pueden ser operaciones financieras y comerciales, datos bancarios, declaraciones de la renta, etc.

Efectos de eliminar la información sin cumplir la destrucción confidencial

Existen varios efectos negativos que se pueden producir si no realizamos una correcta destrucción confidencial de los documentos.

Acumulación de documentos

Si los documentos se almacenan y archivan, pero no se eliminan en ningún momento, estos se acumularán. De esta forma, se tendrá una gran cantidad de información que no sirve para nada y solo ocupa espacio. 

Violación de la normativa

Al realizar una incorrecta destrucción confidencial de los documentos, se violan las regulaciones de privacidad y protección de datos, lo que puede acarrear grandes consecuencias económicas y judiciales. 

Sanciones económicas

Al no destruir los documentos confidenciales de manera eficiente, garantizando la seguridad de los datos, se corre el riesgo de sufrir sanciones de hasta 20 millones de euros o del 4% de la facturación anual, según se establece en el RGPD.

Robo de datos

Si no se destruyen los documentos correctamente pueden acabar en manos equivocadas. Esto pondría en riesgo el funcionamiento y la viabilidad de la empresa.

El robo de datos, incluso, puede llevar a que se robe la identidad de la empresa o una persona, y/o se chantajee a la empresa o afectados de dichos datos robados.

Pérdida de confianza

La divulgación no autorizada de información confidencial genera la desconfianza de los clientes, socios y empleados. 

Asimismo, la pérdida de confianza puede tener un impacto negativo y duradero en la reputación de la empresa y en sus relaciones.

Daño a la reputación

Ligado a lo anterior, las filtraciones de información confidencial suponen una publicidad negativa para la empresa. Esto afecta y daña a la reputación; es decir, a la percepción pública del negocio. 

Igualmente, el daño a la reputación se puede traducir en una mala imagen de marca, disminución de las ventas y una caída de las inversiones. 

Denuncias de clientes, proveedores o empleados

Si los protagonistas y sujetos de los datos vieran comprometida su confidencialidad, podrían denunciar a la empresa y emprender acciones legales contra esta. 

Este punto puede llevar a sanciones económicas y a una mala reputación.

Competencia desleal

Si la información confidencial acaba en manos de competidores, pueden tener cierta ventaja competitiva, puesto que pueden conocer cómo se trabaja en la empresa y ganar una mejor posición en el mercado. 

Contaminación del medio ambiente

Al destruir, de forma correcta y confidencial, los documentos que se encuentran en papel, una vez destruidos los archivos, se pueden reciclar. 

Paralelamente, además de garantizar la correcta eliminación de los datos, se colabora con la preservación del medio ambiente.

Al contrario, si los papeles se destruyen sin más, sin seguir unas pautas, se estará influyendo en la contaminación del medio ambiente.

Beneficios de la correcta destrucción confidencial de los documentos

Si se lleva a cabo una buena destrucción confidencial de los documentos, los puntos anteriores se traducen en ventajas. Algunas de estas ventajas son:

  • La gestión eficiente del espacio.
  • El cumplimiento de la normativa.
  • La disminución de riesgos legales.
  • La seguridad de los datos de los empleados.
  • La protección de la reputación.
  • Prevención ante posibles filtraciones y robo de identidad.
  • Confianza. 

Pasos para una correcta destrucción confidencial de documentos

La destrucción confidencial va más allá de meter los papeles en una trituradora o enviar los archivos digitales a la papelera. Para lograr la destrucción confidencial con éxito hay que seguir ciertos pasos.

En este aspecto, contar con un partner especializado en la destrucción de documentos es tu mejor opción, para garantizar la correcta eliminación de los datos confidenciales y evitar riesgos.

Igualmente, al contratar a una empresa externa se ahorra tiempo, ya que se puede continuar con la actividad mientras esta se encarga del proceso de destrucción.

En TIDOC podemos ayudarte en la destrucción confidencial de tus documentos

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Cómo se realiza la destrucción de documentos confidenciales en TIDOC

En TIDOC seguimos unos sencillos pasos, pero rigurosos, para lograr la completa destrucción confidencial de los documentos.

1. Instalación de depósito de contenedores de seguridad 

En primer lugar, ponemos a disposición de los interesados un depósito de contenedores de seguridad, para que en estos se depositen los documentos que se quieran destruir.

2. Procedemos a la retirada de la documentación

Toda la documentación se traslada hasta los depósitos de custodia en Gran Canaria y Tenerife, donde permanece bajo las máximas medidas de seguridad, hasta el proceso de destrucción final.

3. Destrucción confidencial

Una vez recibida toda la información a eliminar, se destruye; es decir, se trituran los archivos. Para este paso, se utilizan unas destructoras que garantizan el cumplimiento hasta el nivel P4 de la Norma DIN 66399, que establece el grado de confidencialidad e irrecuperabilidad de los documentos.

4. Reciclaje

Todo el residuo de papel obtenido después del proceso anterior es trasladado a una planta para su recuperación y reciclaje. 

5. Emisión de certificado de destrucción y reciclaje

Terminado el proceso de destrucción confidencial, se emiten unos certificados para garantizar la seguridad y confidencialidad del procedimiento realizado. 

En estos certificados, entre otros aspectos, se refleja la fecha, hora y el método de destrucción de los documentos.

Desde TIDOC, hemos ofertado nuestro servicio de destrucción confidencial de documentos a más de 300 clientes, con más de 1200 certificados emitidos anualmente y 400 contenedores repartidos por toda Canarias para ejecutar esta tarea. 

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte con la destrucción confidencial de tus documentos, así como conocer los demás servicios que podemos ofrecerte y cómo podemos ayudarte con tus documentos, ponte en contacto con nosotros. Contamos con un equipo lleno de profesionales que estarán encantados de ayudarte.

Por otro lado, si ya tienes claro que quieres destruir tus documentos de forma confidencial, y deseas hacerlo con nosotros, pide tu presupuesto sin ningún tipo de compromiso.