Custodia documental en el sector sanitario: ¿Qué pasos debes seguir?

Las empresas e instituciones del sector sanitario administran diariamente una gran cantidad de documentos que deben gestionarse con especial cuidado y de forma óptima, ya que estamos hablando de información esencial que suele contener datos sensibles con respecto a la salud de los pacientes.

Lo mismo se aplica a toda la documentación interna del personal que trabaja en esta área, y que también exige un tratamiento especialmente cuidadoso en materia de protección de datos.

Los retos que plantea la custodia documental en el sector sanitario tienen que ver, en primer lugar, con el almacenaje y custodia de esta información. Pero, además, hay que tener en cuenta que distintos especialistas necesitarán recurrir al historial médico de cada paciente y a otro tipo de documentos de forma constante para evitar errores y valorar de forma adecuada, lo que nos lleva a la cuestión de la gestión del acceso a la información sanitaria. Por último, los hospitales son lugares donde el espacio es un bien preciado, y el amplio número de historias clínicas almacenado y el acceso a las mismas supone una gran capacidad de almacenamiento y gestión

Gestión del almacenamiento y acceso a la información sanitaria

Los problemas o dificultades suelen surgir, por tanto, en materia de almacenaje y custodia de esta gran cantidad de material (muchas veces por simples cuestiones de espacio o de condiciones para conservar esta información de forma correcta y segura), así como en materia de control de acceso, de forma que solo personal autorizado puede acceder a estos documentos, analizarlos o modificarlos.

Además, es importante que exista una planificación previa en cuanto a las reglas de almacenaje y acceso que permitan al profesional sanitario localizar fácilmente aquello que necesita y trabajar con estos documentos de forma ágil y sencilla, teniendo en cuenta las necesidades reales del equipo médico que trabaja conjuntamente en una misma empresa o institución.

En la práctica, una gestión incorrecta o poco eficiente de toda la documentación sanitaria puede ralentizar la actividad de los profesionales que deben hacer uso de ella, dificultando en última instancia tanto la atención hacia el paciente como su propio trabajo, con los costes económicos y reputacionales que ello puede implicar.

Hablamos de un gran desafío para estas empresas, que pasa por contar con un sistema de gestión y custodia documental perfectamente orquestado y que garantice, a su vez, la máxima seguridad en la conservación de archivos.

Pero, ¿qué debe hacer un centro sanitario en relación con la custodia de documentos?

La responsabilidad de gestionar de forma correcta los documentos sensibles en materia sanitaria recae directamente en cada centro de salud o empresa del sector. Al mismo tiempo, conocer todos los retos legales y los cambios normativos con respecto al tratamiento de estos documentos requiere de grandes recursos, tanto en capital humano como desde el punto de vista económico.

Por eso, la opción más recomendable (y la que eligen gran parte de los centros médicos o clínicas públicas o privadas) consiste en externalizar el almacenamiento y gestión de datos de carácter sanitario, para mejorar así la calidad del servicio prestado a todos los niveles.

Se trata de la mejor forma de descansar tranquilo, contando con una empresa externa altamente especializada que será quien asuma toda esta gestión, de principio a fin, y que funcionará como garante del cumplimiento de cualquier norma relacionada con la protección de datos personales.

De esta manera, externalizar esta gestión supone múltiples ventajas como ahorro en costes y mejora de los servicios ofrecidos: una gestión profesional externa permite al personal ocuparse de otras tareas más productivas y evita la inversión en capital humano dedicado a esta tarea.

Además, la posibilidad de que se cometan errores en el proceso se minimiza exponencialmente, ya que el personal dedicado a ello contará con una amplia experiencia en esta área y asumirá esta responsabilidad de forma directa.

Ventajas de la externalización de la custodia documental sanitaria

Tal y como se ha mencionado con anterioridad, a diario los profesionales de la salud manipulan un gran volumen de papeles: recetas, historias clínicas, informes de quirófano, informes de urgencia, antecedentes familiares, registros de alta… entre otra información de carácter sensible.

Por esta razón, es fundamental cuidar la organización de estos archivos físicos.

En este sentido, externalizar la custodia de documentación, permitirá ahorrar espacio en las infraestructuras, por lo que no será necesario invertir en aumentar instalaciones u ocupar nuevos emplazamientos dedicados al almacenaje.

También (y este punto es muy importante) se debe tener en cuenta el cumplimiento con la normativa de protección de datos, uno de los pilares vitales para cualquier empresa y, si cabe, mucho más para el sector sanitario.

Ten en cuenta que la información sanitaria entra en la categoría de datos especialmente protegidos o datos sensibles. Su tratamiento debe ser, como consecuencia, especialmente riguroso: requiere, salvo contadas excepciones, consentimiento expreso del paciente, y quienes los manejan deben estar limitados por el deber de secreto profesional.

Así, respaldar la información confidencial de cada paciente es una garantía necesaria a la hora de desarrollar las labores sanitarias: en el sector sanitario jamás debería darse un escenario en el que la documentación de valor se pierda entre montañas de papel.

Al contrario, es imprescindible garantizar el cumplimiento de todos los requisitos en materia de confidencialidad, consentimiento, tratamiento e información de cara al paciente, siendo estos los cuatro pilares básicos de la protección de datos en el área sanitaria. No hacerlo puede acarrear problemas legales e importantes sanciones.

Al hilo de este punto, la externalización de la custodia documental también permite cumplir con los requerimientos legales en materia de cumplimiento normativo o compliance, contribuyendo al correcto mantenimiento y seguridad de la información, así como, reduciendo en gran medida errores como la destrucción o pérdida de documentos no autorizados.

Ello evita riesgos civiles, penales y administrativos que se traducen en un ahorro económico y en una gestión sin sobresaltos que pongan en peligro a la empresa. Además, ten en cuenta que contar con garantías de cumplimiento de la ley demostrables suele ser requisito imprescindible para acceder a contratos con el sector público.

Entre otras cosas, todo centro de salud tiene la obligación de conservar la información sanitaria para la debida asistencia desde la fecha de alta del paciente hasta mínimo cinco años, tal y como se refleja en el artículo 17.1 de la Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

Esta y otras muchas exigencias legales suponen un importante reto para las empresas sanitarias: hacerlas aplicar resulta mucho más sencillo a través de la externalización.

Por último, sin duda alguna, externalizar la custodia documental también permite el ahorro de tareas, ayudando a maximizar los tiempos del personal, generando así un incremento de la productividad. Esta mejora va ligada de forma directa a la calidad de atención.

En definitiva, no cabe duda que, en la industria sanitaria, el respaldo de datos y preservación de archivos es una tarea imprescindible que debe desarrollarse con la máxima garantía y seguridad.

En TIDOC contamos con servicios claves para la organización y almacenamiento de gran volumen de datos, adaptándonos a las necesidades del sector sanitario en general y de cada centro sanitario en particular. Además, poseemos la certificación ISO 27001, para asegurar toda información sensible de carácter sanitario.

Ponte en contacto con nosotros si necesitas más información.