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Custodia Documental en Empresas: Definición y Guía Práctica para Implementarla

Custodia Documental en Empresas: Definición y Guía Práctica para Implementarla

La custodia documental es un proceso esencial para cualquier empresa que maneje grandes volúmenes de documentos y datos sensibles. Actualmente la información es tán valiosa como el oro, garantizar la seguridad, accesibilidad y organización de los documentos es crucial. 

Este artículo explora en profundidad qué es la custodia documental y cómo implementarla eficazmente en tu empresa, con un enfoque en los servicios ofrecidos por TIDOC.

 

¿Qué es la Custodia Documental?

La custodia documental se refiere al almacenamiento y gestión segura de documentos, tanto físicos como digitales. Este servicio garantiza que los documentos estén protegidos en caso de pérdida, daño o acceso no autorizado, cumpliendo con las normativas legales y regulaciones de privacidad.

 

Beneficios de la Custodia Documental

  1. Seguridad y Confidencialidad: Almacenar documentos sensibles en instalaciones seguras con controles de acceso estrictos y sistemas de vigilancia.
  2. Eficiencia Operativa: Mejora la organización y accesibilidad de los documentos, lo que permite una gestión más eficiente y segura.
  3. Cumplimiento Normativo: Asegura que la empresa cumpla con las normativas legales relativas a la protección y gestión de datos. Es vital mantener el cumplimiento de la  Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y  el Reglamento Europeo sobre Protección de Datos (RGPD), además de la política medioambiental completa   
  4. Ahorro de Espacio: Libera espacio en las oficinas al trasladar documentos a instalaciones de almacenamiento especializadas.

Todo lo que hacemos en TIDOC por la custodia, conservación  y gestión de tu   documentación 

Cómo Realizar la Custodia Documental en tu Empresa

1. Evaluación de Necesidades

El primer paso es realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades documentales de tu empresa. Identifica qué tipos de documentos necesitas almacenar, su volumen y la frecuencia con la que necesitas acceder a ellos.

2. Selección de un Proveedor de Servicios de Custodia Documental

Es crucial elegir un proveedor confiable que ofrezca servicios integrales de custodia documental. que ofrezca soluciones completas que incluyan  la digitalización, gestión y destrucción confidencial de documentos.

3. Digitalización de Documentos

La digitalización transforma documentos físicos en archivos digitales, facilitando su gestión y acceso. Contamos con tecnologías avanzadas de escaneo y ofrecemos servicios de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertir imágenes de texto en datos editables.

4. Almacenamiento Seguro

Los documentos deben ser almacenados en instalaciones seguras.Disponemos cuenta con depósitos en Gran Canaria y Tenerife, equipados con sistemas de control de acceso y vigilancia, garantizando la máxima seguridad.

5. Gestión y Organización de Documentos

Implementa un sistema de gestión documental que permita la organización y clasificación eficiente de los documentos. Esto incluye la creación de un catálogo digital y físico que facilite la búsqueda y recuperación de información.

6. Destrucción Confidencial

Cuando los documentos ya no son necesarios, deben ser destruidos de manera segura para proteger la información confidencial. Te ofrecemos  servicios certificados de destrucción confidencial, asegurando el cumplimiento de las normativas de privacidad.

Sobre Nosotros:

Somos referentes  en el sector de la custodia documental en Canarias, ofreciendo soluciones personalizadas y adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente. Tenemos un enfoque integral abarca desde la consultoría y digitalización hasta la gestión y destrucción de documentos, todo bajo estrictas normas de seguridad y confidencialidad.                                                                          

Nuestras características más destacadas:

  • Profesionales y con amplia experiencia: Más de 25 años de experiencia y un equipo altamente cualificado.
  • Tecnología Avanzada: Utilización de herramientas y técnicas de última generación para la gestión documental.
  • Cobertura Regional: Presencia en Tenerife y Gran Canaria, ofreciendo servicios a una amplia gama de clientes en el archipiélago canario.

Conclusión

Para realizar una custodia documental de una empresa u organización es imprescindible que todas las partes internas de la misma estén debidamente implicadas, informadas y formadas respecto a la importancia y procesos que implica una custodia documental exitosa. 

También es muy recomendable contar con un colaborador externo que ayude a implementar los procesos y que gestione las partes más importantes y complejas del proceso de custodia, conservación y acceso a la información de nuestros preciados documentos.

Somos referentes en el ámbito de la custodia y gestión documental, ofreciendo soluciones que no solo cumplen con las normativas más estrictas, sino que también optimizan la operatividad de las organizaciones.

Seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo, TIDOC continúa transformando la manera en que las empresas gestionan y protegen su información más valiosa.