Qué es la custodia de documentos y cuáles son los motivos por los que debes incluirla en tu empresa

Cualquier negocio, sea cual sea su actividad, genera diariamente cierto volumen de documentos que puede llegar a ser muy elevado, especialmente con el paso del tiempo.

Facturas, presupuestos, pedidos, albaranes, formularios, solicitudes, fotografías, vídeos, grabaciones de audio… La forma perfecta de ganar productividad, seguridad y agilidad, así como de poder ver más allá de ese ‘bosque’ de papeles para extraer conclusiones valiosas sobre nuestro negocio, es acudir a la custodia de documentos.

Para que salgas de dudas, en este artículo te contamos qué es la custodia de documentos y cuáles son los motivos por los que debes incluirla en tu empresa.

¿Qué es la custodia de documentos?

La custodia de documentos consiste en la externalización del almacenamiento, la organización y la custodia de documentos, tanto en soporte físico como electrónico, para cualquier tipo de organización (empresas privadas o públicas, pymes, gran empresa, asociaciones, cooperativas…). Te permitirá mantener la documentación de tu empresa perfectamente organizada y segura.

Determinadas empresas están facultadas para trasladar, almacenar y custodiar toda tu información corporativa de forma segura, ofreciéndote una infraestructura y garantías que difícilmente podrías construir en tu propia empresa. La confidencialidad y la protección física de los datos es prioritaria, y por eso se utilizan sistemas y protocolos extremadamente fiables, de eficacia contrastada.

En ellos se cuida cada detalle, incluyendo la temperatura, la luz, la humedad… Todo está pensado para una óptima conservación de tus documentos.

Ventajas de contratar un servicio de custodia de documentos en Canarias

Son muchas las ventajas de contratar un servicio de custodia de documentos para tu empresa u organización en Canarias. A continuación resumimos las más importantes:

Un acceso más ágil y sencillo a tus documentos

La gestión externa de tus documentos garantiza un acceso más sencillo y organizado, ya que la labor de archivo de documentos incluye su clasificación, siguiendo pautas coherentes y útiles para tu empresa o negocio, diseñadas a medida.

Según la necesidad de consulta, los archivos pueden ser analizados, indexados y digitalizados, reduciéndose también al mínimo el riesgo de pérdida o deterioro e incrementando la capacidad de consulta y la agilidad en la misma. También es posible el escaneo y el reconocimiento de texto, así como un seguimiento que garantice la trazabilidad de cada dato, ya sea físico o digital.

Mayor facilidad para extraer datos útiles sobre tu negocio

Otra gran ventaja de delegar la custodia de documentos de tu empresa u organización consiste en beneficiarte del orden en que se encontrarán almacenados tus documentos. Así, una gestión documental bien planificada te permitirá cruzar datos y extraer conclusiones desde una óptica más amplia, lo que facilitará la toma de decisiones a futuro, así como mejorar la gestión y rentabilidad de tu negocio.

Reducción del espacio necesario en la oficina

Especialmente en el caso de las empresas que siguen trabajando con un importante volumen de documentos físicos, optar por la externalización de la gestión documental puede suponer un importante ahorro de espacio. Ello te permitirá mantener una oficina más limpia y saludable, así como ahorrar en alquiler, a necesitar menos metros cuadrados.

Piensa que el precio de un local u oficina en una zona céntrica siempre será mucho más elevado que el precio de custodiar tus documentos en uno de nuestros almacenes.

Ahorro en personas dedicadas a tareas de archivo y escaneo

Al hilo del punto anterior, delegar tu gestión documental te permitirá reducir tus necesidades en materia de personas. También es posible que dejes de necesitar personal interno dedicado a la documentación, o bien que tus necesidades se vean reducidas en este ámbito.

En cualquier caso, desde TIDOC también ejercemos como consultores y podemos trabajar codo con codo con tu personal interno para optimizar y mejorar tu gestión documental.

Más tiempo para las tareas importantes

Una de las ventajas de un acceso más sencillo y organizado para toda la plantilla de tu empresa u organización es que todas las partes implicadas podrán trabajar de forma mucho más ágil, ganando tiempo que podrá dedicarse a tareas más productivas y lucrativas.

Mejor clima empresarial

Nada resulta más frustrante que dedicar un tiempo precioso a una tarea poco productiva, como puede ser localizar un documento entre una masa de papeles o archivos digitales.

Invertir en una gestión documental adecuada y a medida es una forma de facilitar las cosas a tu organización, algo que sin duda repercutirá en el clima que se respira en ella. Trabajar en un entorno ordenado siempre es más amable y productivo, y tus empleados te lo agradecerán.

Tranquilidad en materia de seguridad

Sin duda, una de las grandes ventajas que destacan nuestros clientes es la tranquilidad que supone delegar el área de seguridad en la custodia de documentos. Contamos con 9.000 m² de instalaciones exclusivas para custodia de información, así como con bunkers acorazados de alta seguridad en Tenerife y Gran Canaria para soportes informáticos.

Por supuesto, todos nuestros almacenes están dotados de sistemas de protección contra incendios, central de alarmas y sistema de protección, una estricta política de control de acceso y servicio de Seguridad 365 días y cámaras 24 horas, entre otros muchos puntos.

Ten en cuenta que contratar un servicio externo de custodia siempre reduce drásticamente el riesgo de que se pierda esta documentación, así como de que sea robada o espiada.

Reducción de riesgos legales para tu organización

Un punto clave en la gestión de cualquier organización o empresa es la necesidad de cumplir con la normativa en materia de protección de datos, entre otras, especialmente en el caso de empresas que trabajen con datos sensibles, como pueden ser sanitarios, socioeconómicos, etc.

Externalizar la gestión documental de tu empresa garantizará un estricto cumplimiento de cualquier normativa que sea de aplicación a tu negocio, lo que evitará riesgos legales y, en definitiva, supondrá un ahorro preventivo para tu negocio.

Ten en cuenta que la propia actividad de gestión documental tiene su propia legislación: en TIDOC cumplimos con todos los protocolos y normativas al respecto, contamos con todas las certificaciones necesarias para ejercer nuestra labor con plena seguridad.

TIDOC, empresa líder en la custodia de la documentación en Canarias

En TIDOC contamos con casi 20 años de experiencia en la gestión de documentos en Canarias, incluyendo la custodia de información y la destrucción de documentos de forma segura.

Contamos con personal altamente especializado y con amplia experiencia, preparado para proteger la información de cualquier empresa, ya sea de forma física o digital.

Si tienes cualquier duda o quieres valorar tu caso, puedes solicitar presupuesto con el equipo de TIDOC: somos especialistas en gestión documental, y en custodia de documentos.