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¿Cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?
¿Sabes cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa? El tiempo de conservación de la documentación varía desde los documentos mercantiles, fiscales, facturas hasta otro tipo de documentos de carácter especial.
Por ello, resulta sumamente importante que profundicemos a lo largo de este artículo en el período idóneo para la conservación de los documentos según el tipo de archivo.
Y es que, el tiempo de conservación de la documentación de una empresa, es un factor clave que repercute directamente en los flujos de trabajo. Aunque muchos documentos deben ser conservados por imposición legal, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos.
Requisitos generales para el tiempo de conservación de documentos
En general, toda la documentación física, objeto de conservación, debe estar en formato original. Es por ello que no es factible contar con copias o fotocopias.
Es por este motivo que debe asegurarse que el contenido sea original, legible y legal.
En todo caso, el tiempo de conservación de documentación, no solo depende del marco legislativo, sino en primera instancia, de la responsabilidad de la empresa y de los responsables de la plantilla para cumplir con los plazos establecidos.
El RGPD y la conservación de los documentos
Desde la llegada del RGPD, se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual, según el tipo de documento, este debe ser destruido. Sobre todo, aquel relativo a datos personales de trabajadores., proveedores y clientes, respetando en todo momento el fin para el que fueron recopilados y la legitimidad de su tratamiento.
De igual modo, se pone de relieve para su destrucción el que ya no exista ninguna relación entre el responsable y el interesado.
En concreto, esta normativa contempla en su artículo 5.1 el denominado principio de limitación del plazo de conservación.
Este también es reconocido en la LOPDGDD, y establece que “Deberán ser mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales […] Los datos podrán conservarse durante periodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos”.
Por tanto, y según lo expuesto, este reglamento no llega a determinar sus propios plazos de prescripción. Solo considera que los documentos, al dejar de cumplir su función, deben preservarse según su interés.
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No obstante, y como comentábamos al comienzo, depende del sector de que se trate. Por ejemplo, en el ámbito jurídico, los expedientes generados por un abogado o procurador se deben conservar al menos durante cinco años, puesto que es un plazo en el que se pueden ejercitar las responsabilidades profesionales.
Es decir, en este ejemplo resulta lógico el tiempo estipulado, puesto que es proporcional a la actividad desarrollada.
A continuación, desglosamos qué periodicidad específica de conservación poseen los documentos según su catalogación y las disposiciones legales que los rigen, según el ámbito.
Documentos fiscales
Son documentos de índole tributaria, es decir, los referentes a impuestos y declaraciones. Estos están regulados por la Ley General Tributaria. En concreto, por lo establecido en su artículo 66, el que estipula que el tiempo de conservación de este tipo de documentos es de cuatro años.
En este sentido, existen casos específicos en los que ese tiempo se alarga. Por ejemplo, cuando se producen pérdidas en el desarrollo de la actividad empresarial, este se extiende a diez años.
A esto se añade que existen excepciones, como ocurre con la revisión de impuestos por parte de Hacienda, un contexto en el que se reinicia el tiempo de conservación de los documentos.
Por ejemplo, si un documento data de 2019 y es revisado en 2021, debe ser protegido hasta 2025.
Documentos mercantiles
Los documentos mercantiles y su tiempo de conservación está predeterminado en el artículo 30 del Código de Comercio y abarca los libros de contabilidad, justificantes y demás documentación como los registros de IVA, entre otros, durante un período de 6 años. Todo ello, siempre y cuando, no exista una disposición especial que amplíe el plazo.
Entre los archivos citados se incluyen aquellos digitalizados como emails o facturas en ese formato. Estas últimas y sus documentos equivalentes, deben protegerse por un plazo de cuatro años.
Documentos laborales
Los documentos laborales se conservan bajo un período genérico de diez años. Estos son los relativos a filiación de bajas, justificantes de pagos salariales.
Si nos referimos específicamente a las infracciones, estas abarcan un período de tres años para su prescripción total. Sin embargo, las vinculadas a la Seguridad Social alargan este tiempo de conservación de la documentación correspondiente hasta los cinco años.
Documentos especiales
Los libros oficiales que contienen cuentas anuales firmadas, los contratos de larga duración, o las copias de seguridad informática de los registros contables, son algunos de los documentos que han de conservarse sin un tiempo establecido, es decir, de manera indefinida.
Por su carácter, se trata de documentos imprescindibles que se guardan hasta que no tengan validez. Esto se produce cuando no se haya concluido una actividad de la empresa, o no se hayan actualizado determinados acuerdos, por lo que es recomendable conservarlos.
Cabe reseñar que sucede lo mismo con determinados elementos financieros como concesiones, subvenciones de capital y todos aquellos gastos e ingresos que forman parte de las pérdidas y ganancias de la actividad de una empresa a lo largo de varios ejercicios.
Documentos clínicos
En el caso de los documentos clínicos, debemos tener en cuenta la Ley Reguladora de la Autonomía del Paciente. Como norma general, el tiempo de conservación de este tipo de documentación es de cinco años, a contar desde la fecha en que se le da de alta al paciente.
Documentos en hoteles
Estos deberán conservarse para un plazo de tres años, a disposición de las Fuerzas y los Cuerpos de Seguridad del Estado.
Documentos de prestadores de servicios de internet
Los prestadores de servicios de internet conservarán, en torno a un año, el identificador de usuario, dirección IP, etc.
¿Qué ocurre con los datos gráficos?
Videovigilancia
Las imágenes y sonidos captados por este sistema se conservarán en torno a un año desde su captación. Sin embargo, si esas imágenes contienen alguna infracción penal o administrativa, grave o muy grave, no podrán ser eliminadas.
En esta línea, y conforme a lo establecido en la Ley de Seguridad Privada, se tendrán que conservar hasta tres años los documentos de investigación que contengan imágenes grabadas y estén inmersas en análisis policial.
|La custodia de documentos:¿Por qué debes incluirla en tu empresa?
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