¿Cómo reducir el papeleo en tu empresa?

Cualquier empresa genera en su día a día una importante cantidad de documentos escritos, con toda la carga que ello supone: incremento del tiempo dedicado por parte de los trabajadores a su gestión, necesidad de almacenamiento, gasto en papel, etc. Por eso, siempre es buena idea reducir el papeleo entre empresa y digitalizarlo en la medida de lo posible.

En este artículo te contamos algunas ventajas de reducir el volumen de papel, así como de qué forma lograrlo sin que la buena marcha de tu negocio o el cumplimiento de la legalidad se vean resentidos.

Ventajas de reducir el papeleo en tu empresa

Las ventajas asociadas a reducir el volumen de papel en la empresa son evidentes y, además, transversales. Cuanto menos volumen de papel manejen tus empleados, más sencilla será la gestión de su día a día y, en general, más ‘limpio’, eficiente y fluido será el funcionamiento del engranaje interno de tu negocio.

Claro está, no todo vale a la hora de reducir papel: a la hora de enfrentarnos a esta tarea deberemos plantearnos qué documentos resultan imprescindibles y cuáles no lo son, de qué manera podemos agrupar distinta información en el mismo documento y, en general, analizar en profundidad el funcionamiento interno de nuestra empresa para aligerar su carga documental sin perder calidad o seguridad en el camino.

Ten en cuenta también que, normalmente, un volumen elevado de papel suele ser sinónimo de una mala organización documental. Esto reduce la eficacia, genera problemas en la comunicación entre departamentos y con terceros externos al negocio, y provoca una pérdida de tiempo, recursos y oportunidades.

Estas son algunas ventajas de reducir la documentación tu empresa:

• Ahorrarás dinero, por múltiples motivos. Tanto el gasto en papel, en impresoras, en cartuchos de tinta… se verá reducido si eliges una gestión eficiente de tus documentos empresariales. También se reducirá el espacio físico necesario y tus empleados tendrán menos tiempo de gestión del mismo dedicándose a tareas más productivas.
• La imagen de tu empresa mejorará. Muchas veces nos planteamos cambios relevantes en nuestro negocio por cuestiones normativas, sin pararnos a pensar en las ventajas inherentes a estos cambios más allá de que resulten o no obligatorios. Mejorar la gestión del papel es un buen ejemplo: tus empleados trabajarán mejor porque sus tareas tendrán pleno sentido y no perderán tiempo en procesos irrelevantes. Tus clientes se beneficiarán de una gestión ordenada y bien planificada. Además, podrás presumir de dirigir un negocio respetuoso con el medio ambiente.
• Facilitarás el trabajo colaborativo y el teletrabajo. Está claro que el teletrabajo o trabajo en remoto es una tendencia que ha llegado para quedarse. Los empleados agradecen contar con esta posibilidad y la demandan cada vez con mayor frecuencia. Por eso, adelantarte y contar con una gestión documental en la nube plenamente ordenada, accesible y eficiente, te permitirá dar respuesta a esta tendencia sin que tu negocio se resienta. Además, ten en cuenta que el trabajo colaborativo será mucho más sencillo gracias a una gestión documental ordenada.
• Mantendrás un férreo control sobre tu negocio y podrás extraer conclusiones útiles para su mejora y crecimiento. Una oficina ordenada es una oficina en la que cada documento se encuentra en su lugar y resulta accesible, trazable y fácil de relacionar con el resto de documentos. Si tu negocio responde a esta máxima, será muy sencillo que mantengas el control necesario acerca de lo que sucede en el día a día de tu empresa. También podrás combinar datos e informaciones para seguir creciendo: el análisis documental de la empresa es una de las fuentes de información más precisas y útiles para el empresario, y, sin embargo, en demasiadas ocasiones no aprovechamos su potencial.

Consejos para reducir el papeleo en tu empresa

Si quieres aprovechar todas estas ventajas, te recomendamos seguir estos consejos para reducir la documentación de tu negocio:

• Analiza la organización de la documentación en tu empresa. Tanto si cuentas con un departamento documental interno como si externalizas este servicio, te recomendamos apoyarte en una empresa especializada en consultoría en materia documental (https://tidoc.es/gestion-documental/). Es la mejor forma de obtener una visión externa y fresca, además de especializada, que te ayude a ‘podar’ donde sea necesario y a introducir cambios relevantes y de calado.
• Consulta a tus empleados. Una visión externa resulta extremadamente útil en estos casos, pero no olvides el potencial de toda la información que pueden ofrecerte quienes trabajan en el día día de tu negocio. Ellos podrán explicarte cuáles son sus necesidades, qué disfunciones existen, qué documentos resultan prescindibles y cuáles serían realmente útiles, entre otras muchas cosas. No desperdicies todo este conocimiento y úsalo en tu favor.
• Redefine procesos archivísticos. Todo este esfuerzo de análisis servirá para redefinir los procesos archivísticos de tu negocio. Esto pasa por diseñar distintos niveles y combinarlos entre sí, creando un sistema de clasificación que responda a la realidad de tu empresa, como si de un traje a medida se tratara. Toda la información necesaria de tu negocio debe archivarse de forma que resulte fácil de encontrar, trazable y útil.
• Digitaliza en la medida de lo posible. Mantener una gestión digitalizada y en la nube de tus documentos supone importantes ventajas, que pasan desde un mayor respeto al medio ambiente hasta una mejor gestión del trabajo colaborativo y descentralizado. Sin embargo, no pierdas de vista que el almacenamiento en la nube no es inocuo, ni tampoco es gratis: almacena únicamente lo necesario y evitar contaminar y pagar demás.
• No pierdas de vista la normativa en materia de protección de datos. Contar con una empresa colaboradora que conozca el detalle toda la normativa aplicable a tu gestión de información es un elemento básico para que puedas descansar tranquilo y cumplir con la legalidad. Recuerda que las multas relacionadas con incumplimientos en en materia de protección de datos pueden llegar a ser muy cuantiosas.
• Ten en cuenta también el área de destrucción documental. El expurgo y destrucción de información es parte del proceso de gestión documental. Recomendamos delegar esta tarea en una empresa especializada que te ofrezcan plenas garantías, especialmente si trabajas con información confidencial (https://tidoc.es/destruccion-confidencial/)

TIDOC, empresa líder en consultoría y gestión de documentación en Canarias

En TIDOC contamos con 20 años de experiencia en la gestión de documentos en Canarias, incluyendo consultoría y destrucción de documentos de forma segura.

Contamos con personal altamente especializado y con amplia experiencia, preparado para mejorar la gestión documental de cualquier empresa, ya sea de forma física o digital.

Si tienes cualquier duda o quieres valorar tu caso, puedes solicitar presupuesto con el equipo de TIDOC: somos especialistas en gestión documental, y en custodia de documentos.