¿Qué te permite hacer un repositorio digital y cómo complementarlo con uno físico?

Son muchos los documentos de todo tipo que se generan en el día día de cualquier organización, institución o empresa y, aunque en ocasiones basta con su almacenamiento en papel para su utilización por parte de sus usuarios, cada vez resulta más útil la creación de soluciones como un repositorio digital complementario al físico que permita su máxima difusión y acceso.

Para que salgas de dudas y aproveches las posibilidades que te ofrece este tipo de herramienta, en este artículo te contamos en qué consiste un repositorio digital y cómo implementarlo en tu organización de forma eficaz.

Qué es un repositorio digital

Un repositorio digital es un archivo en el que se almacenan recursos digitales de todo tipo para que puedan ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es posible almacenar todo tipo de documentos (escritos, imágenes, vídeos…) y hacer uso de cualquier formato digital existente.

Se trata de un concepto que suele asociarse al ámbito de la investigación y de la docencia, integrando documentos fruto de la investigación científica o académica.

En realidad, cualquier empresa u organización puede utilizar esta modalidad de almacenamiento para guardar y ofrecer de forma ordenada la documentación que precise de un acceso digital. El objetivo siempre será facilitar su consulta y acceso, de forma que su utilización resulte sencilla y ágil.

Son muy frecuentes los repositorios en el ámbito de instituciones públicas. Un buen ejemplo son los repositorios digitales de universidades, escuelas, colegios profesionales, organismos públicos, instituciones especializadas, fundaciones, etc.

El objetivo suele ser la consulta íntegra del material por parte de cualquier interesado, aunque también pueden ofrecerse contenidos de forma privada solo para determinados colectivos (por ejemplo, asociados o alumnos matriculados).

En cualquier caso, resulta especialmente importante diseñar un sistema de búsqueda sencillo y verdaderamente eficaz, que permita a un usuario sin conocimientos específicos sobre dicho archivo, encontrar lo que busca sin dificultad y sin necesidad de realizar consultas al personal cualificado del espacio del que se trate.

Además, dado el valor de la información, la seguridad suele ser un elemento básico en el diseño de un repositorio digital.

Cómo te ayuda contar con un repositorio digital complementario al físico

El repositorio digital puede contar con el respaldo de un repositorio físico, aunque no es imprescindible que así sea. Por ejemplo, es posible que una organización ofrezca la consulta in situ de sus estudios e informes, y que también cuente con una versión digital de toda esta documentación, correctamente almacenada y coordinada con las versiones físicas.

Es frecuente el paso de un repositorio exclusivamente físico a contar también con un repositorio digital, lo que sin duda requiere una importante inversión en tiempo y dinero que pasa por:

• Discriminar qué documentos deben digitalizarse y cuáles no.
• Diseñar la mejor manera de facilitar la localización de documentos.
• Digitalizar de forma masiva los archivos que se desee incluir en el repositorio digital.
• Garantizar la conservación de los archivos y su seguridad.
• Garantizar su destrucción en caso de ser necesaria o exigible legalmente.

En cualquier caso, contar con un repositorio digital complementario al físico supone grandes ventajas:

• Permite un acceso abierto y democrático a documentación valiosa.
• Fomenta el conocimiento y aumenta el impacto de los trabajos publicados.
• Facilita el intercambio de información y el avance académico y científico.
• Mejora el prestigio de la propia organización.
• Genera flujos documentales y controles de acceso

Además, la digitalización del repositorio físico protege la vida de los documentos, siempre que recurramos a una empresa especializada que garantice la máxima seguridad en el almacenamiento de esta información y la existencia de copias de seguridad constantemente actualizadas. Tus documentos quedarán a salvo de desastres meteorológicos y demás eventualidades de difícil control.

Cómo crear un repositorio digital en tu organización

Crear un repositorio digital en tu organización es un proyecto de gran envergadura en el que resulta necesario contar con apoyo de una empresa especializada externa.

En TIDOC somos especialistas en la creación de repositorios digitales en Canarias: en colaboración con Odilo Memoria Digital, ponemos a tu disposición una gestión tecnológica de tus archivos físicos y digitales, garantizando su correcta gestión, difusión, conservación y control de accesos.

Estas son las fases de tu proyecto de diseño e implementación de un repositorio digital:

• Consultoría y asesoramiento. El primer paso es definir tu modelo de archivo y su configuración, incluyendo su evolución continua y la gestión de incidencias, permitiendo que la información sea accesible e íntegra.
• Solución integral de archivos. Tus archivos físicos y digitales podrán ser diseñados para que dispongas de una gestión conjunta y armonizada, adaptando cada proceso a tus necesidades de uso o consulta, sea cual sea su formato. También podrás restringir accesos y controlar los ciclos de vida del documento.
• Digitalización masiva y difusión. Se trata de una de las fases más importantes de este proceso. Consiste en convertir la información en formato físico en una imagen digital en formato electrónico de forma masiva y en cumplimiento de los estándares internacionales de control de documentos.  Para disminuir el coste del proyecto en ocasiones se opta por la digitalización a demanda, cuando un archivo se necesita, estableciéndose plazos de entrega desde una hora a más amplios.
• Canalización y optimización. Es importante establecer cauces regulados y estructurados para el acceso a la información mediante la implementación de principios, prácticas, métodos, y técnicas profesionales contrastadas.
• Preservación de la información. Tan importante como la digitalización masiva de información es controlar la validez de los datos a largo plazo. Diseñamos un plan de preservación y actualizamos formatos obsoletos para que la información no se pierda con el paso del tiempo.
• Actualización y acompañamiento. Nos encargamos de cualquier mejora necesaria, así de cualquier actualización en materia digital o normativa que resulte aplicable a tu caso.
• Formación continuada. Nuestro equipo se encarga de ofrecerte formación y actualización en materia de gestión documental, un paso importante de cara a garantizar un correcto uso de las herramientas implementadas.

Todas las soluciones de TIDOC garantizan los más estrictos controles de seguridad y calidad. Ponte en contacto con nuestro equipo e inicia tu proyecto de repositorio digital en Canarias.