El ciclo vital de los documentos y su eliminación segura

El ciclo vital de los documentos comienza con su generación y termina con su destrucción, pasando por su clasificación, archivo y custodia segura. Este proceso variará enormemente en función de diferentes factores.

Por ejemplo, su formato, el tipo de datos que contenga, lo que digan las normas con respecto a cómo y hasta cuándo debe conservarse. Por eso, siempre es buena idea consultar a expertos o delegar esta área en profesionales de la gestión documental: existen obligaciones legales que, en caso de resultar incumplidas, pueden suponer multas y sanciones.

Para que salgas de dudas y conozcas cada paso (y sus riesgos) en materia del ciclo de vida de los documentos de tu empresa, toma nota de cuáles son las fases del ciclo vital de la documentación.

Ciclo de vida de los documentos: desde su creación hasta su eliminación segura

La gestión de documentos es un área de trabajo básica en cualquier empresa u organización: todas y cada una de ellas generan en mayor o menor medida un volumen determinado de documentos, ya sean físicos o digitales.

Además, lo normal es que todos estos papeles deban ser almacenados, bien por motivos de seguridad y logística la empresa (por ejemplo, para poder controlar qué se ha hecho en cada momento con respecto a cada cliente), bien por motivos legales (determinada información fiscal, por ejemplo, debe conservarse durante varios años).

Por eso debes conoces el ciclo vital de los documentos, que variará en función del tipo de archivo del que se trate. Además, es importante que atendamos este concepto en un sentido amplio. Según la Ley del Patrono Histórico, se trata de:

“Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. […] Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal que puede ser utilizado como prueba o consulta”.

Es importante definir con claridad y a medida la forma de clasificar los documentos generados en una organización: de su correcto archivo depende no solo la buena marcha de la empresa, sino el ahorro de tiempo, recursos y dinero. Es necesario que el acceso sea sencillo y eficaz, que garanticemos la seguridad de los datos y que, llegado el momento, se produzca la destrucción de archivos para aligerar el peso de la organización y evitar costes innecesarios.

Igual de importante es evitar la pérdida de información relevante, ya sea por una ausencia de archivo o bien por una labor de guardado incorrecto que impida, en la práctica, localizar los datos referidos cuando sea necesario. Esto es algo mucho más frecuente de lo que pensamos: existen estudios que aseguran que alrededor del 20 por ciento de los documentos se archivan incorrectamente, perdiéndose para siempre. Una buena gestión documental evitará también los duplicados.

La teoría de las tres edades de los documentos

Para evitar la pérdida de información y, en general, un mal archivo de documentos, se suele recurrir a sistemas más o menos estandarizados de clasificación y archivo. En ellos se definen también los ciclos de vida. Así, al clasificar también estamos definiendo la vida útil de un documento y su forma y momento de destrucción.

Una buena gestión documental es, por tanto, básica para definir los ciclos de vida.

En este sentido, podemos decir que todo documento pasa por tres fases principales que debemos tener en cuenta:creación, almacenamiento y destrucción. Así, los documentos funcionarían como algo vivo y activo, pasando por determinadas fases, como ocurre con cualquier organismo, incluyendo en el momento central su uso y almacenamiento.

Esta circunstancia es parte de la llamada teoría de las tres edades, desarrollada en 1972 por el historiador Wyffels, en la que también se nos explica que existen tres edades que deben valorarse cuando nos planteamos la conservación de documentos.

• Edad administrativa. Sería la referente al momento en que los documentos están siendo usados de forma frecuente, formando parte de los archivos de máximo acceso en la actividad de la organización. Normalmente, esta fase se corresponde la inicial, ya que los documentos recientes son los que suelen ser más necesarios para el día a día de una empresa.
• Edad intermedia. Surge cuando los documentos dejan de ser tan necesarios y su acceso se vuelve más puntual y limitado. Sigue siendo necesaria su conservación, pero más por motivos de seguridad y de cara a cotejar información pasada que por su utilidad diaria.
• Edad histórica. En este último caso hablamos del momento en que un documento adquiere valor permanente, para lo que es necesario que cuente con cierto valor informativo o cultural. Si el documento carece de utilidad, dejará de ser necesaria su conservación.

En cuanto a las fases del ciclo vital de un documento, podemos detallarlas del siguiente modo:

• Creación. Un documento tiene valor incluso desde su fase de borrador, pasando por diferentes estados a lo largo de su vida útil. Así, el documento nace en el momento en que comienza a formalizarse, independientemente de su transformación posterior. Además, debe tener una estructura determinada y ceñirse a ciertas pautas de manipulación, consulta, etc.
• Almacenamiento. La clasificación, etiquetado y almacenamiento del documento es clave y cada vez se lleva más a cabo en formato digital. Gracias a herramientas como los metadatos podemos conocer el contexto y descripción de cada uno de ellos, incluyendo quien lo creó, con qué finalidad, para quién, cuándo, a qué departamento pertenece…
• Permanencia o eliminación. Pocos documentos duran eternamente, salvo que su interés los convierta en históricos. Normalmente, llegado un momento determinado, se podrá (o deberá) proceder a su destrucción definitiva, en la forma y tiempo que establezca la normativa, en su caso, o de la forma que defina la propia organización, en defecto de normativa aplicable.

Eliminación de documentos: básica para una gestión documental exitosa

Cada una de las fases del ciclo de un documento son importantes, pero tendemos a descuidar la fase final o de eliminación, precisamente porque estamos centrados en aquellos documentos que sí resultan útiles en el momento actual.

Sin embargo, tan importante como mantener limpio y ordenado nuestro flujo de documentos actual es mantener un control sobre toda aquella información que se va quedando obsoleta y cuya tenencia puede suponer riesgos legales, incluso penales.

En otras palabras, es importante destruir los documentos innecesarios cuando así lo defina la normativa, y no pasar esta obligación por alto. Así reduciremos el nivel de riesgo en la organización y evitaremos mantener durante más tiempo del necesario los documentos sensibles.

Además, si reducimos el peso de los documentos que mantenemos almacenados, también podremos agilizar procesos y reducir costes de mantenimiento. Eso sí, ten en cuenta que la destrucción de documentos es un proceso irreversible y permanente: por eso se hace especial énfasis en definir bajo qué circunstancias debe acometerse.

Algunos de los aspectos que debes considerar son los siguientes:

• Es importante definir con claridad cuáles son los documentos de máxima importancia para la empresa y que nunca deben ser eliminados.
• Es necesario especificar cuándo un documento no esencial entra en edad intermedia.
• También hay que determinar los pasos que deben seguirse en el caso de aquellos documentos cuyo plazo de retención ha expirado.
• Es clave asignar la tarea de eliminación a un equipo especializado en gestión documental para evitar problemas y responsabilidades.

3 beneficios de eliminar los documentos no funcionales en tu organización

Partido de todo lo anterior, seguro que ya tienes claro que todo tipo de empresas y organizaciones deben mantener en orden su gestión documental, y que ello pasa por gestionar correctamente también la destrucción de archivos. Sin embargo, no siempre disponemos de los recursos o el personal necesarios para ello, y acabamos acumulando archivos innecesariamente.
Evitarlo es importante: si tienes dudas, te contamos cuáles son los tres grandes beneficios de eliminar los documentos no funcionales de tu organización:

1. Liberar espacio para poder almacenar nuevos archivos.
2. Evitar que información no necesaria, pero sensible (por ejemplo, la dirección de un cliente que ya no trabaja con nosotros) siga en circulación dentro de la empresa, con las consecuencias legales que ello puede acarrear.
3. Facilitar la gestión documental de los documentos verdaderamente importantes o recurrentes.

Confía en TIDOC el ciclo vital de los documentos de tu empresa

Con más de treinta años de experiencia en la gestión documental y más de 500 clientes que avalan nuestro trabajo, en TIDOC te proporcionamos soluciones avanzadas para garantizar el ciclo vital de los documentos de tu empresa.

Trabajamos con herramientas de última generación para que puedas delegar el área de gestión documental de tu organización o empresa con total tranquilidad: desde la digitalización masiva de documentos hasta su tratamiento, canalización y optimización, pasando por el diseño de cauces regulados y estructurados que mejoren la eficiencia, efectividad y economía de tu empresa.

Además de disponer de Depósitos de Custodia de Documentos y soportes informáticos en Gran Canaria y Tenerife, también ofrecemos un servicio de destrucción confidencial que incluye:

• Protocolos específicos de seguridad y confidencialidad adaptados a cada cliente.
• Distintos grados de destrucción según el nivel de seguridad que se quiera garantizar.
• Servicios puntuales, periódicos y de expurgo con destrucción asociada.
• Certificados de destrucción y reciclaje.

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a gestionar el ciclo vital de los documentos de tu organización, ponte en contacto con nuestro equipo y resolvemos todas tus dudas. Recuerda que la seguridad de tus archivos es una tarea con repercusiones directas para tu propia empresa y todos los que con ella se relacionan.