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6 mitos que rodean a la gestión documental y digitalización de documentos
La gestión documental y digitalizar documentos son dos servicios clave para cualquier empresa que requiera organizar y dotar a su información, uno de sus principales activos, de un carácter más seguro, confidencial y productivo.
En TIDOC, la gestión documental abarca desde la consultoría de archivos y documentación, hasta digitalizar masivamente documentos. Esto incluye la externalización en lo que respecta a los procesos de negocio asociados a la documentación.
Sin embargo, la instalación de un software que permita la realización de este servicio, es una de las principales objeciones que presentan los clientes, puesto que perciben que este sistema implica dejar atrás el uso del papel y lo relacionan como un todo de alta complejidad.
Esta concepción es alejada de la realidad, razón por la que te mostramos los 6 mitos que rodean a la gestión documental y digitalizar documentos.
1. El software de digitalizar documentos es de difícil uso
En primer lugar, no es que sea una tarea complicada. Esa dificultad más bien deriva de las propias inseguridades del usuario, quien lo desconoce.
Al contrario, su diseño es claro, de sencillo manejo. Un auténtico User friendly para los clientes más reacios que se ven orillados a sumergirse en las aguas de digitalizar documentos y la gestión documental.
2. Digitalizar documentos es más inseguro que la información en papel
Este tabú se desvanece con facilidad, dado que los documentos en papel no permiten la mayor confidencialidad de estos.
A través de digitalizar documentos se asignan roles a cada persona de la organización y se configura, así, un sistema de poca peligrosidad para compartir y editar informaciones, única y exclusivamente, en el seno de una empresa
A esto se suma que se pueden obtener copias de seguridad y recuperar aquella información que ha sido dañada o perdida frente al deterioro físico del papel y su espacio de almacenamiento, condicionado por naturaleza.
3. Los cambios generados por digitalizar documentos se producen a muy largo plazo
Este suele ser un inconveniente en la mente de las empresas, puesto que piensan que genera un gran gasto.
En realidad, se están acogiendo a una gran inversión de futuro, debido a que, con la gestión documental y digitalizar documentos, se busca una mayor productividad y optimización de los procesos. Estos no se ralentizan en ningún momento.
4. Todo papel debe eliminarse en la gestión documental
Digitalizar documentos no implica cambios transgresores e inesperados para una empresa, en contraposición, estos se producen de forma gradual.
Por ejemplo, la posibilidad de existencia de documentos que por ley no deben destruirse o cuentan con un tiempo de caducidad específico muestran que la gestión documental no es un proceso radical.
5. Digitalizar documentos en la gestión documental acaba con puestos de trabajo
Totalmente falso. Más bien, se facilita el trabajo a los empleados, que dejan de desempeñar tareas menos productivas.
6. Digitalizar documentos y la gestión documental, solo en grandes empresas
La gestión documental electrónica es un servicio esencial para las pymes, puesto que contribuye al progreso de las pequeñas y medianas empresas.
De hecho, este servicio en TIDOC comprende desde las grandes entidades, como la administración pública, hasta pequeñas oficinas, consultoras o entes financieros.
Digitalizar documentos y la gestión documental: un proceso que no se puede ignorar
Como mencionamos al principio de este artículo, digitalizar documentos y la gestión documental son factores de gran notoriedad.
Estos albergan cualquier tipo de volumen de documentación y se presentan, así, como un elemento clave para multiplicar los incrementos de productividad, motivo por el que contar con hardware cualificado, aparte del personal correspondiente, es esencial.
En muchas ocasiones la solución a la digitalización es un servicio mixto de custodia documental, en el que se guardan los archivos y se solicita a la empresa de custodia la digitalización de aquellos documentos que se necesiten para consulta en el momento que se requiera. Esta opción es más económica que la digitalización completa en la mayoría de los casos.
Esto implica ahorros en la productividad, y de espacios que pueden emplearse para el crecimiento de la compañía.
Con respecto a la tipología de documento a tratar, en TIDOC nos adaptamos a cualquier tipo de documento:
- Hojas sueltas, encuadernados… entre otros muchos, desde DIN A4 hasta DIN A0.
- DIN A0 plano desde 91,6 cm de ancho
- Diferentes formatos de entrega (PDF, TIFF, JPEG…)
- Servicios OCR opcionales.
- Uso de escáneres especiales para la digitalización de documentación histórica.
Todo ello con la entrega y recogida determinada en nuestras instalaciones.
Recuerda que puedes digitalizar tus documentos a través de nuestro servicio de Gestión y Custodia de Información en Canarias
Con este se procura mantener la óptima salud de las empresas, sobre todo de las sanitarias, educativas, administraciones públicas, gestorías, asesorías y sector logístico.
Asimismo, con esta metodología se garantiza digitalizar documentos y gestión documental completa. ¿Cómo? Gracias a la personalización de un proceso in situ, así como el traslado y la custodia de estos en los almacenes de alta seguridad.
Uno de los servicios primordiales de TIDOC: la consultoría de gestión documental
Mediante esta, la que también se lleva a cabo in situ, implementamos y consolidamos las garantías de este servicio:
- Análisis de las necesidades y procesos.
- Puesta en la mesa de las soluciones pertinentes.
- Organización de la documentación.
- Cumplimiento de la normativa española y europea.
- Resolución de la custodia de información (interna y externa)
- Implementación de soluciones a la digitalización de la información.
- Destrucción confidencial de la documentación
A esto añadimos la personalización del servicio para documentos clínicos, bibliotecas o archivos históricos.
En el siguiente enlace, puedes conocer 5 razones por las que tu empresa debe externalizar la gestión documental.
