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5 Razones sobre por qué externalizar la gestión documental

5 Razones sobre por qué externalizar la gestión documental

La información es un bien preciado para cualquier empresa. De ahí que externalizar la gestión documental de la misma sea, más que una recomendación, una acción obligatoria en pro de salvaguardar su seguridad, integridad y conservación.

Especialmente si consideramos los riesgos físicos y digitales a los que están expuestos diariamente y el creciente desarrollo de leyes de protección de datos más estrictas en todo el mundo.

En el siguiente artículo profundizaremos en las 5 razones por las cuales externalizar la gestión documental, un servicio que realizamos en TIDOC.

¿Qué es la gestión documental?

Implementar estrategias, herramientas y metodologías que contribuyan a la innovación de una empresa va más allá de modernizar los equipos. 

Por ejemplo, la externalización de la gestión documental es un servicio con repercusiones directas en su funcionamiento, seguridad y costes. Lo podríamos definir como un servicio que capta, organiza, almacena y preserva la información de una empresa.

Facturas, contratos, bases de datos de proveedores o clientes, informes, historiales, registros… Cualquier tipo de documentación que se registre, reciba, genere o envíe debe ser correctamente archivada. 

Sin embargo, no siempre es así por falta de tiempo y medios, y es aquí donde reside la importancia de la externalización.

Ventajas de externalizar la gestión documental de tu empresa

Mayor control sobre los archivos

La externalización facilita a las empresas el poder tener un mayor control sobre los archivos que, de otra forma, es muy complicado y costoso conseguir. Especialmente cuando el volumen de datos comienza a ser considerable.

Además, también permite establecer criterios de acceso para determinados archivos y un registro de trazabilidad de las personas que han estado en contacto o posesión de cualquier documento. 

En TIDOC, por ejemplo, contamos con personal especializado en la organización, clasificación y gestión documental  de forma que si lo unimos a un gestor documental podríamos disponer de espacios dotados de estrictos controles de seguridad y última tecnología. 

Todo para que nuestros clientes puedan tener la tranquilidad de que su información está en las mejores manos en todo momento.

Protección frente a cualquier incidente o robo

Ligado al punto anterior, externalizar la gestión de datos es otra forma de protegernos frente a cualquier incidente como un incendio, inundación o robo.

Es difícil para una pyme e, incluso, para una gran organización contar con medidas de protección que garanticen la seguridad física de la documentación. Disponer de sistemas de alarma, detección y extinción de incendios o de vigilancia no siempre es suficiente.

Si comparamos el almacenamiento interno con el que se desarrolla en un centro construido específicamente para ofrecer un servicio de protección y custodia documental, las diferencias son evidentes.

Estanterías metálicas que cumplen con la Norma Eurocode 3, depósitos separados por gruesos muros y puertas cortafuegos, Red de BIES propias, accesos restringidos a las zonas de custodia con identificación única, búnkeres acorazados con detectores sísmicos, lectores biométricos, y estas son solo algunas de las medidas presentes en las instalaciones de TIDOC.

Acceso rápido a la documentación

Ligado al mayor control de la documentación, externalizar la gestión de archivos facilita el poder tener acceso rápido a cualquier información.

Evitamos así, el caos y la pérdida de tiempo que supone la búsqueda de un documento extraviado o mal archivado. Imaginemos, por ejemplo, el historial médico de un paciente o las escrituras de una propiedad. Por lo general, no se solicitan con frecuencia, pero cuando son requeridas, se suele necesitar con urgencia.

Si cada informe está correctamente codificado en una base de datos, bastarán unos pocos minutos para localizarlo, registrar su salida y hacérselo llegar a la persona que lo ha requerido tanto de forma física como digital, según el servicio contratado.

Ahorro de costes de almacenamiento

Ahorrar costes es un objetivo presente en cualquier organización. En este caso, externalizar la gestión de archivos permite reducir gastos asociados. 

Por ejemplo, se evita tener que alquilar un espacio para el almacenamiento de los archivos o comprar dispositivos de seguridad para su protección. 

Al externalizar, todas esas preocupaciones quedan solventadas y podemos destinar ese presupuesto o espacios a otros fines como puede ser crear áreas de descanso u ocio para los empleados, salas de reuniones, de formación, etc.

Garantiza la seguridad de la información de la empresa y los clientes

Como señalamos al principio, la información es un bien preciado y el uso inadecuado puede costar desde una importante suma de dinero hasta la reputación y prestigio de la empresa implicada.

Frente a esto, la externalización garantiza la preservación de la documentación, pero también gestiona cuál es el tiempo máximo asignado para su conservación. Una vez superado, la empresa tiene la obligación de llevar a cabo una destrucción confidencial. Es por este motivo que en TIDOC, no solo realizamos servicios de gestión documental, sino también de custodia y destrucción confidencial.

En TIDOC llevamos 20 años garantizando la seguridad y gestión de la información

En el año 2001, la acumulación de información por el constante flujo de la misma ya era una cuestión que preocupaba a muchas empresas. Conscientes de ello, iniciamos nuestra actividad con el objetivo de satisfacer las necesidades de seguridad y gestión de la información existentes ya en aquella época.

Veinte años más tarde, el desafío sigue latente, y ello nos ha llevado a ampliar nuestros servicios y especializarnos todavía más para poder ofrecer una cobertura avanzada a los tiempos actuales.

Es por ese motivo que el principal propósito de TIDOC es ofrecer un servicio integral de calidad que comienza con una consultoría previa para conocer las necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes y hacerles llegar cómo podemos ayudarles.

Con la experiencia que nos precede podemos asegurarles que externalizar la gestión documental es invertir en el futuro de la empresa.


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